項(xiàng)目經(jīng)理除了腳踏實(shí)地做好項(xiàng)目管理之外,也要學(xué)會(huì)用兵之道,關(guān)鍵時(shí)刻耍點(diǎn)手腕、來(lái)點(diǎn)“陰謀詭計(jì)”也是十分必要的。
Sam是一家電腦制造企業(yè)的信息化項(xiàng)目經(jīng)理,幾年來(lái)大大小小的IT項(xiàng)目也做了不少,從開始的費(fèi)力不討好,到現(xiàn)在的合作愉快,Sam經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)而痛苦的過(guò)程,從一個(gè)單純的技術(shù)人員逐漸成長(zhǎng)為一個(gè)的項(xiàng)目經(jīng)理。
完勝
剛剛參加完為市場(chǎng)部開發(fā)的“營(yíng)銷費(fèi)用管理平臺(tái)”的驗(yàn)收會(huì),在會(huì)上,市場(chǎng)部的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)目的實(shí)施效果大加贊賞。項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收,可謂“完勝”,Sam心情大好。
經(jīng)過(guò)3個(gè)月的系統(tǒng)試運(yùn)行,市場(chǎng)部數(shù)額龐大的營(yíng)銷費(fèi)用變得清晰了——每一筆費(fèi)用都可以準(zhǔn)確追溯到預(yù)算、計(jì)劃、執(zhí)行、報(bào)銷各步驟的具體情況(如圖1所示),同時(shí)還可以看到該筆費(fèi)用在執(zhí)行過(guò)程中與各方簽訂的合同情況;并且系統(tǒng)還記錄了每個(gè)步驟的修改、變更以及相關(guān)人員的審核審批記錄。
一旦審核人員發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn),可以輕松追查到所有相關(guān)的責(zé)任人,以前讓人頭痛的費(fèi)用管理變得不那么可怕了,相反可以為管理者提供清晰可靠的決策依據(jù),幫助管理者隨時(shí)掌握營(yíng)銷費(fèi)用的使用情況,再結(jié)合銷售部門的銷售數(shù)據(jù),可以準(zhǔn)確了解投入的營(yíng)銷費(fèi)用對(duì)銷售業(yè)績(jī)作出的貢獻(xiàn)。
翻開手中的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,Sam的思緒不由得飄回了半年前剛接到項(xiàng)目的時(shí)候,那時(shí)的心情可遠(yuǎn)沒有現(xiàn)在的輕松呀。
緣起
從CIO那里接下為市場(chǎng)部開發(fā)費(fèi)用管理系統(tǒng)的任務(wù)后,Sam回到辦公室,翻出了以前的項(xiàng)目檔案。原來(lái)3年前開發(fā)部曾經(jīng)為市場(chǎng)部開發(fā)過(guò)一個(gè)類似的系統(tǒng),但是由于當(dāng)時(shí)正趕上公司的業(yè)務(wù)方向調(diào)整和組織結(jié)構(gòu)變動(dòng),導(dǎo)致了系統(tǒng)剛剛上線即面臨下馬的窘?jīng)r。
究其原因,很大程度上是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠靈活,流程都是固化在程序里,根本無(wú)法適應(yīng)業(yè)務(wù)的調(diào)整,而重新修改代碼的代價(jià)又太高,工期也無(wú)法保證,所以只好選擇放棄。
放下手中的項(xiàng)目檔案,Sam感到壓力重重。市場(chǎng)部是公司的“消費(fèi)大戶”,每年在市場(chǎng)營(yíng)銷上的投入高達(dá)幾千萬(wàn),然而市場(chǎng)部卻是公司沒有成功實(shí)施信息系統(tǒng)的部門,一直靠人工的方式來(lái)管理龐大的營(yíng)銷費(fèi)用,整個(gè)市場(chǎng)部沒有誰(shuí)能說(shuō)得清這么多錢到底花在了哪里,是否獲得了預(yù)期的效果,有沒有被挪用和浪費(fèi),甚至被貪污。
從當(dāng)前費(fèi)用管理的情況來(lái)看,存在著業(yè)務(wù)流程混亂,計(jì)劃變更頻繁,合同管理松散,費(fèi)用報(bào)銷嚴(yán)重滯后,工作效率低下等諸多問(wèn)題;總部對(duì)各分公司的費(fèi)用管理和控制基本處于半失控的狀態(tài),沒有什么手段和依據(jù)來(lái)限制分公司對(duì)營(yíng)銷費(fèi)用的使用;對(duì)營(yíng)銷費(fèi)用的投入和收效知之不詳,制定費(fèi)用預(yù)算時(shí)往往只能“跟著感覺走”,沒有切實(shí)可信的數(shù)據(jù)可供參考。
眼前狀況堪憂,前方荊棘密布,Sam犯了難,這個(gè)項(xiàng)目到底該怎么做呢?
謀定
考慮再三,Sam決定先分析項(xiàng)目的整體情況,再?zèng)Q定如何推進(jìn),“謀定而后動(dòng)”,盡量減低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),避免失敗。經(jīng)過(guò)一番深思熟慮之后,初步的項(xiàng)目推進(jìn)方案出爐了。
首先,明確項(xiàng)目定位。
市場(chǎng)部作為公司營(yíng)銷策略的制定者和執(zhí)行者,其營(yíng)銷行為的成功與否,對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)都有著直接或間接的影響,其重要性毋庸置疑。市場(chǎng)部本身的業(yè)務(wù)繁多,包括營(yíng)銷策略的制定、市場(chǎng)公關(guān)、創(chuàng)意企劃、費(fèi)用管理等等,從信息化的難易程度、緊迫性和重要性來(lái)看,對(duì)數(shù)額巨大的營(yíng)銷費(fèi)用的監(jiān)管和控制無(wú)疑是重中之重。因此,項(xiàng)目的切入點(diǎn)應(yīng)當(dāng)“營(yíng)銷費(fèi)用管理”這塊業(yè)務(wù)。
根據(jù)目前信息化的發(fā)展趨勢(shì)和業(yè)務(wù)需要,Sam將項(xiàng)目定義為“市場(chǎng)營(yíng)銷費(fèi)用管理平臺(tái)”,把建立起一個(gè)包括“預(yù)算管理—>計(jì)劃制定—>計(jì)劃變更管理—>合同管理—>費(fèi)用報(bào)銷”在內(nèi)的營(yíng)銷費(fèi)用全周期管理的閉環(huán)回路作為項(xiàng)目目標(biāo),為市場(chǎng)部提供一個(gè)靈活完善的營(yíng)銷費(fèi)用管理平臺(tái)。