2.與此項目的具體負責人和信息部門人員的溝通 

　　溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享。 
　　有了一把手和集團信息主管的實際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔任該項目的用戶方負責人。此負責人終由子公司的信息主管擔任，他是一把手推進信息化建設(shè)的主要助手，負責將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進行企業(yè)信息化應用的總體規(guī)劃和設(shè)計，他負責帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動和組織子公司各級部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項目團隊與企業(yè)之間的橋梁。 
　　項目團隊以“充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享”為溝通原則，充分搭建好此負責人這座溝通橋梁。項目團隊從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，前瞻性地思考信息技術(shù)能夠起到的支撐作用，提出了可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。用戶方項目負責人及信息部門以集團信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方建立了經(jīng)常性舉行會議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計思路，通報項目的進展狀況、分析出現(xiàn)的問題，組織經(jīng)驗交流；同時，項目團隊努力促進子公司信息部門主動地與集團和子公司各級部門溝通，將項目任務(wù)和信息傳遞給各級部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。 

　　3.與各連鎖分店和各部門負責人及具體實施人員的溝通 

　　溝通原則：目標為導向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障。 
　　用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)直接的受益人和資源的提供者，他們在完成自身業(yè)務(wù)的同時，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項目團隊與他們的溝通以“目標為導向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障”為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標，項目團隊和用戶方項目負責人主動和各級部門溝通，深入基層了解真實有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設(shè)性意見。項目團隊在經(jīng)過了與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定了項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項目行動信息，指導項目工作的進行，檢查行動的結(jié)果，分析出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動各級部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績的良好競爭與合作局面。 

　　結(jié)構(gòu)化的管理促進有效的溝通 

　　在這個項目中，項目團隊將紛繁復雜的項目信息進行了結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定了項目團隊中的每個人都是溝通的主體，都要嚴格按照溝通計劃進行項目溝通；同時，指派專人負責維護溝通計劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當?shù)臅r機發(fā)布和終存儲信息，并針對溝通計劃的執(zhí)行情況進行溝通方面的績效考核。 
　　在該項目的溝通計劃中，包含了一個《項目溝通通訊錄》，上面記載了用戶主要項目干系人的姓名、職責、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時機、誰負責與他溝通等資料，使各溝通責任人能夠清晰地了解他所負責的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時機和內(nèi)容與他所負責的溝通對象進行及時的溝通。 
　　在項目中，項目團隊采用了統(tǒng)一的項目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責任人能夠快速地提取到所需要的信息。為了保證溝通的真正實現(xiàn)，項目團隊建立了溝通反饋機制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。例如：對較重要的通知、變更等信息要求信息接收人向信息發(fā)送人進行二次表敘，即要求信息接收人對接收的信息進行說明，以了解信息接收人對接收到的信息的具體了解程度，確保信息發(fā)送人傳達的信息被接收人準確無誤地接收和理解。 
　　項目團隊通過各種例行的和隨機的會議和報告與用戶進行溝通，將提交給用戶的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類，規(guī)定了具體的報告格式及提交時間。其中，定期報告和階段審查報告是在某一特定的時間點將項目團隊和用戶所完成的工作向用戶的相關(guān)人員進行通報，如周工作報告、項目階段工作報告和里程碑工作報告，主要涉及項目當前的狀態(tài)、進度完成情況、當前的問題和階段工作計劃等。緊急報告是指在項目進行過程中出現(xiàn)了意外情況后進行的報告，如問題狀態(tài)報告、風險監(jiān)控報告等，主要涉及項目當前發(fā)現(xiàn)了哪些問題或風險、相關(guān)影響是什么、需要如何進行解決（動用什么資源）。項目團隊通過這些會議和報告，使用戶的相關(guān)人員能夠始終了解項目的真實狀況。 

　　將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障 

　　如果項目團隊在進行項目計劃的制定時，不能了解用戶人員的工作安排，不能使用戶切實了解將要進行的工作的重要性和必要性，不能將計劃的可行性與用戶進行協(xié)商，不能明確地告訴用戶項目活動所需要進行的協(xié)作工作內(nèi)容和方式，那么，項目團隊單方面制定的計劃豈不是如同建立在沙灘上的別墅？因此，項目團隊需要在與用戶進行充分的溝通、協(xié)商的基礎(chǔ)上，與用戶共同制定和簽署切實可行的《項目計劃》。
　　在現(xiàn)今瞬息萬變的社會中，“計劃總是沒有變化快”是不爭的事實，沒有變化的計劃是沒有生命力的。在項目每個階段的工作開始前，項目團隊都要了解當初制定項目計劃時的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項目計劃有沒有變更的需要；同時通過發(fā)送各種《通知》的方式，向用戶方的項目負責人、主要項目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項目將要進行的活動信息，如同進攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項目的用戶相關(guān)人員切實地做好各項組織、協(xié)調(diào)和準備工作，配合項目團隊共同完成這個階段的工作。 
　　當項目的某個階段的工作完成后，項目團隊和用戶共同檢查和記錄這個階段的可交付成果，將項目的實際狀況通報給項目各方，肯定工作成績，鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個參與方進一步堅定項目必勝的信心；同時，及時地分析問題以尋求改進，消除存在的分歧和誤解，保障并進一步提高用戶參與項目活動的熱情。
　　正是因為項目團隊在溝通方面進行了卓有成效的工作，確保了用戶的積極參與，從而為項目的成功奠定了基礎(chǔ)。雙方在項目的進行過程中始終處于緊密協(xié)作的狀態(tài)，共同面對項目進行過程中遇到的困難，同心協(xié)力解決問題，分享達到階段成果時的喜悅。……終，該項目獲得了圓滿的成功，項目團隊在溝通方面的努力更是得到了用戶“你們的溝通非常專業(yè)”的好評。 
　　當前的時代是一個合作的時代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個主題，它需要信息系統(tǒng)供應商、用戶以及項目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團隊為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時了解項目的進展情況，保證項目符合用戶的要求，并按照既定的計劃向前推進，使用戶認同項目的進度并建立預期，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目推進過程中遇到的問題。 
　　信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進行的項目，才能保證項目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項目才能終邁向成功。