決定IT信息化項目成功的三個主要因素是用戶的積極參與、表達(dá)明確的需求、管理層的大力支持。信息系統(tǒng)建設(shè)是信息系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶共同面對的項目。只有雙方的積極參與才能促進(jìn)項目的成功，而只有進(jìn)行有效的項目溝通管理才能確保用戶的積極參與。
IT信息化項目的溝通管理是以：溝通是先導(dǎo)、計劃是基礎(chǔ)、通知是號角、檢查是保障為指導(dǎo)原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾”的溝通機制。

首先，明確分析在信息化建設(shè)項目中用戶方有哪些人需要進(jìn)行溝通、具體溝通的內(nèi)容是什么、在什么時候進(jìn)行溝通和以什么方式進(jìn)行溝通，在此基礎(chǔ)上制定切實可行的項目溝通計劃；

其次，以制定的溝通計劃為指導(dǎo)。在項目進(jìn)行的過程中及時有效地進(jìn)行項目的溝通，通過有效的溝通使用戶積極參與信息化的建設(shè)，共同協(xié)作完成項目。

有效的溝通可以確保項目的成功。要借助于對用戶方的項目干系人進(jìn)行分析，項目團(tuán)隊可以將用戶的溝通對象劃分為三類：子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管、此項目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員、各連鎖分店和各部門負(fù)責(zé)人及具體實施人員。由于這三類用戶在項目中的影響和作用不同，因此項目團(tuán)隊采用了不同的溝通原則與他們進(jìn)行溝通。

一、與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的溝通。

溝通原則：了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績。

信息系統(tǒng)建設(shè)項目常常被稱為是主要負(fù)責(zé)人工程，而此項目則可以稱為主要負(fù)責(zé)人CIO工程，項目團(tuán)隊以了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績作為與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管進(jìn)行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)始終在集團(tuán)的總體建設(shè)規(guī)劃之中，又使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)能夠?qū)嶋H地為自身的發(fā)展提供動力，并且使子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項目中切實參與，起到了直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)的作用。

由于子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項目中的影響和作用不同，項目團(tuán)隊與他們溝通的內(nèi)容、時機和方式也相應(yīng)有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個與他們溝通的時機，其次需要掌握好與他們溝通的內(nèi)容。

事前，對于信息系統(tǒng)項目來說，系統(tǒng)的管理思想、管理體系的建設(shè)通常是自上而下的行為，而在這個項目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團(tuán)總體發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不但是自集團(tuán)總體戰(zhàn)略而下，而且也是自子公司自身戰(zhàn)略而上，是集團(tuán)和下屬子公司的戰(zhàn)略組合。制定信息化戰(zhàn)略成為了十分重要的一項任務(wù)，需要項目團(tuán)隊從項目一開始要同主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息化主管進(jìn)行充分的溝通。

另外，主要負(fù)責(zé)人關(guān)心的是項目的投資回報、項目的進(jìn)度，項目團(tuán)隊需要讓他明確地了解信息系統(tǒng)建設(shè)的前景和建設(shè)過程、可能會遇到的困難和風(fēng)險、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統(tǒng)建設(shè)負(fù)責(zé)人的重要性等信息，特別是主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用和所需要做的工作。

通過溝通這些信息，使主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)之初親自確定好總體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動的實施原則，制定或?qū)徍肆似髽I(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級部門參與的實施組織。設(shè)立各級責(zé)任制，保障各級部門和人員的積極參與。

事中，每當(dāng)項目的某個階段將要進(jìn)行時，項目團(tuán)隊都要提前向主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管發(fā)出通知，明確告之該項目階段將要進(jìn)行的活動內(nèi)容及其要達(dá)到的階段目標(biāo)和里程碑是什么、需要得到他們的支持是什么；當(dāng)項目的某個階段正在進(jìn)行時，及時向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。

直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行，及時向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行。

事后，當(dāng)項目的某個階段或項目結(jié)束后，項目團(tuán)隊和用戶共同檢查和記錄項目階段成果或終成果，將項目的實際狀況及時通報給主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管。從而起到鼓舞雙方士氣和堅定信心的作用；同時，分析問題尋求改進(jìn)，消除可能存在的分歧和誤解，使子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管按照各級責(zé)任制進(jìn)行績效考核。

二、與信息系統(tǒng)供應(yīng)商和此項目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員的溝通

溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享。有了主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的實際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團(tuán)信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔(dān)任該項目的用戶方負(fù)責(zé)人。此負(fù)責(zé)人終由子公司的信息主管擔(dān)任，他是主要負(fù)責(zé)人推進(jìn)信息化建設(shè)的主要助手，負(fù)責(zé)將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應(yīng)用的總體規(guī)劃和設(shè)計，他負(fù)責(zé)帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動和組織子公司各級部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項目團(tuán)隊與企業(yè)之間的橋梁。

項目團(tuán)隊要以充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負(fù)責(zé)人這座溝通橋梁。項目團(tuán)隊要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。

用戶方項目負(fù)責(zé)人及信息部門要以集團(tuán)信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標(biāo)，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方要建立經(jīng)常性舉行會議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計思路，通報項目的進(jìn)展?fàn)顩r、分析出現(xiàn)的問題，組織經(jīng)驗交流；同時，項目團(tuán)隊努力促進(jìn)子公司信息部門主動地與集團(tuán)和子公司各級部門溝通，將項目任務(wù)和信息傳遞給各級部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。