1 前言

　　在IT項目中，要做到一個項目迅速成功的完成，并能達到或者超過預先設計好的效果，是很不容易的，在完成所下達的任務當中，設計好的藍圖跟具體的實諸于實踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計劃，還要有一套適時的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時又不能扼殺了整個項目開發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，必須有一個靈活而且容易使用的溝通方法的過程，從而使一些的重要的項目信息時時新，做到實時同步。
　　在IT項目中，許多專家都認為：對于成功，威脅大的是溝通的失敗。與IT項目成功的三個主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧，特別是非信息技術人員。
溝通管理的目標是及時并適當?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，標準的項目溝通包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾共四個過程。
　　本文將談談一些本人在溝通管理實踐中的一些經(jīng)驗。

2 制定溝通計劃

　　在項目立項后，第一步要制定《溝通計劃》，《溝通計劃》應包括以下內(nèi)容：
　　文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確用戶信件、會議記錄、工作報告、項目文檔（需求、設計、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應的讀寫權(quán)力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項目有關的重要工作建檔。
　　聯(lián)系方式：應該有一個專用于項目管理中所有的相關的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如項目組成員、項目組上級領導、行政部人員、技術支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關的人員，座機、手機、職能等等，應相應的一一列上，做到簡潔又要明了 ，好能有特殊人員的一些細小的標注，能夠做到在一打開小冊子的同時能將所有的相關人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時大費周章的事，能在養(yǎng)成的良好的習慣中，輕松做到。
　　工作匯報方式：明確表達項目組成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級和相干人員的工作匯報方式，明確什么時間，什么形式。比如項目組成員對項目經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報；項目經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發(fā)月報的方式；緊急匯報通過電話及時溝通；每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報等等。
　　統(tǒng)一項目文件格式：對于一個項目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。
?《溝通計劃》維護人：明確本計劃在發(fā)行變化時，由誰進行修訂，并對相關人員發(fā)送。
　　由于《溝通計劃》是同很多人員有相關的，必須保證計劃是有相關干系人參于制訂，并且保證《溝通計劃》是相當人員已經(jīng)正解接收及理解。計劃是用來執(zhí)行的，而不是為計劃而計劃束之高閣。

3 信息發(fā)送

　　對于項目管理的信息正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達了，但實際的結(jié)果卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。太多的人還是不太習慣成堆的文件或者通篇的E-MAIL傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，來得又快又準確更能讓人接受，象傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價值取向不同，溝通的方式也在使用效果上全然不一樣了。 　　　　　　　　　　　　
　　我們在溝通中應遵循彼得.德魯克提出的四個基本法則：
　　溝通是一種感知
　　溝通是一種期望
　　溝通產(chǎn)生要求
　　信息不是溝通
　　本人在通過學習及結(jié)合實踐的過程中得到以下的感受。

3.1 溝通是一種感知
　　溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進行溝通，無論是接收者簡單回復“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應信息已經(jīng)接收到。
　　信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯誤的理解了，很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了。
　　比如：A項目經(jīng)理對B項目經(jīng)理說“我要去投標，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢”。
　　B項目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員正好有些緊急工作，但B項目經(jīng)理錯誤理解為A項目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時協(xié)助答辯，所以回答“不行，正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。
　　A項目經(jīng)理只好另想辦法。
　　以上是典型的理解錯誤，發(fā)送方的正確表達、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進行信息發(fā)送，接收者進行理解后進行細化并進行二次表達，但這種表達卻是在確認自己理解了的同時去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復述。