1 前言

　　在IT項(xiàng)目中，要做到一個(gè)項(xiàng)目迅速成功的完成，并能達(dá)到或者超過預(yù)先設(shè)計(jì)好的效果，是很不容易的，在完成所下達(dá)的任務(wù)當(dāng)中，設(shè)計(jì)好的藍(lán)圖跟具體的實(shí)諸于實(shí)踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計(jì)劃，還要有一套適時(shí)的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時(shí)又不能扼殺了整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，必須有一個(gè)靈活而且容易使用的溝通方法的過程，從而使一些的重要的項(xiàng)目信息時(shí)時(shí)新，做到實(shí)時(shí)同步。
　　在IT項(xiàng)目中，許多專家都認(rèn)為：對(duì)于成功，威脅大的是溝通的失敗。與IT項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達(dá)，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧，特別是非信息技術(shù)人員。
溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理項(xiàng)目的信息，標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目溝通包含溝通計(jì)劃、信息傳遞、實(shí)施情況報(bào)告、管理收尾共四個(gè)過程。
　　本文將談?wù)勔恍┍救嗽跍贤ü芾韺?shí)踐中的一些經(jīng)驗(yàn)。

2 制定溝通計(jì)劃

　　在項(xiàng)目立項(xiàng)后，第一步要制定《溝通計(jì)劃》，《溝通計(jì)劃》應(yīng)包括以下內(nèi)容：
　　文件保存方式：在溝通計(jì)劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確用戶信件、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、項(xiàng)目文檔（需求、設(shè)計(jì)、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個(gè)規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要工作建檔。
　　聯(lián)系方式：應(yīng)該有一個(gè)專用于項(xiàng)目管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊(cè)子，其中如項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機(jī)、手機(jī)、職能等等，應(yīng)相應(yīng)的一一列上，做到簡潔又要明了 ，好能有特殊人員的一些細(xì)小的標(biāo)注，能夠做到在一打開小冊(cè)子的同時(shí)能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時(shí)大費(fèi)周章的事，能在養(yǎng)成的良好的習(xí)慣中，輕松做到。
　　工作匯報(bào)方式：明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)上級(jí)和相干人員的工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間，什么形式。比如項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)直接客戶和上級(jí)按月通過EMAIL發(fā)月報(bào)的方式；緊急匯報(bào)通過電話及時(shí)溝通；每兩周項(xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議；每周同客戶和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)等等。
　　統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式：對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。
?《溝通計(jì)劃》維護(hù)人：明確本計(jì)劃在發(fā)行變化時(shí)，由誰進(jìn)行修訂，并對(duì)相關(guān)人員發(fā)送。
　　由于《溝通計(jì)劃》是同很多人員有相關(guān)的，必須保證計(jì)劃是有相關(guān)干系人參于制訂，并且保證《溝通計(jì)劃》是相當(dāng)人員已經(jīng)正解接收及理解。計(jì)劃是用來執(zhí)行的，而不是為計(jì)劃而計(jì)劃束之高閣。

3 信息發(fā)送

　　對(duì)于項(xiàng)目管理的信息正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達(dá)了，但實(shí)際的結(jié)果卻是信息沒有傳達(dá)到或是被錯(cuò)誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的E-MAIL傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會(huì)談的方式來聽取重要的信息，來得又快又準(zhǔn)確更能讓人接受，象傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價(jià)值取向不同，溝通的方式也在使用效果上全然不一樣了。 　　　　　　　　　　　　
　　我們?cè)跍贤ㄖ袘?yīng)遵循彼得.德魯克提出的四個(gè)基本法則：
　　溝通是一種感知
　　溝通是一種期望
　　溝通產(chǎn)生要求
　　信息不是溝通
　　本人在通過學(xué)習(xí)及結(jié)合實(shí)踐的過程中得到以下的感受。

3.1 溝通是一種感知
　　溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進(jìn)行溝通，無論是接收者簡單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。
　　信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯(cuò)誤的理解了，很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了。
　　比如：A項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)B項(xiàng)目經(jīng)理說“我要去投標(biāo)，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢(shì)”。
　　B項(xiàng)目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員正好有些緊急工作，但B項(xiàng)目經(jīng)理錯(cuò)誤理解為A項(xiàng)目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時(shí)協(xié)助答辯，所以回答“不行，正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。
　　A項(xiàng)目經(jīng)理只好另想辦法。
　　以上是典型的理解錯(cuò)誤，發(fā)送方的正確表達(dá)、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進(jìn)行信息發(fā)送，接收者進(jìn)行理解后進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行二次表達(dá)，但這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時(shí)去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。