項目管理的質(zhì)量對技術性文件有著直接的影響，這個事實經(jīng)常被項目經(jīng)理甚至是技術作者所忽視。這篇文章探討的范圍是項目管理和技術性文件之間關系中所交叉的部分。在項目工作的進程之中里了解這些關鍵的問題可以幫助你改善技術性文件的質(zhì)量和效力。

給項目制定一個計劃

如果項目工作缺少一個項目計劃而輾轉不前時，技術性文件將會遭受影響。一個不遵循計劃的項目會導致風險的存在，其中的原因包括：

    在產(chǎn)品已經(jīng)開發(fā)出來或是已經(jīng)處在良性的開發(fā)過程之后在技術和商業(yè)方面的返工要求。這些要求也許確實能夠實現(xiàn)，但是缺乏來自用戶的正式的要求將會在今后帶來麻煩。
    在產(chǎn)品已經(jīng)開發(fā)出來或是已經(jīng)處在良性的開發(fā)過程之后在功能規(guī)范上的返工。這些規(guī)范經(jīng)常是質(zhì)量保證和其他用途所必需的，但也許還是會缺乏用戶的關注。

其它影響技術性文件的項目計劃的元素還包括：

    與用戶聯(lián)系的不足，導致開發(fā)團隊對用戶的情況，用戶的商業(yè)活動和開發(fā)工作背后的商業(yè)原因沒有真正的了解。
    漠視任何類型的軟件開發(fā)生存周期。

技術性文件并不能對計劃的缺乏做出補償，但它卻可以幫助一個陷入麻煩的項目復活。這種利用技術性文件做出彌補的方法將會延長項目的時間進度，但是這對項目很有好處，可以降低一些風險并鞏固項目總體的產(chǎn)出。

工作過程和Gantt圖表不符

當項目工作的時間進度不準確或不可行時，即使富有經(jīng)驗的技術智囊和技術作者也會感到備受挫折。一些被技術專家所吹捧的技術性文件開發(fā)和管理的方法從成本上來講是不可行的，而那些犧牲了文件的質(zhì)量制定出來的后期限也是這樣，他們會導致公司內(nèi)部團體受到挫折，而終使外部用戶受到挫折。結果是：帶來一堆成本方面的問題。在為你的項目工作安排技術性文件元素時可以考慮下面的內(nèi)容：

    讓項目工作分派的技術作者幫助對文件的時間進度進行計劃。
    編寫工作并不是一項瞬間能夠完成的過程，它更像編碼，分析和其他相關的開發(fā)工作那樣有著他們自己的工作過程和進度的要求。好是與項目工作之中分派的技術作者合作來大化他們的利益。
    如果時間進度很緊張，制定一個需要文件化的內(nèi)容的優(yōu)先順序，使用戶可以采用這個產(chǎn)品。

對于一個技術性編寫項目的典型細分包括：

    學習軟件和其他基礎的研究時間，例如文件工作所需要的技術和相關事務。
    專門的編寫時間。
    專門的編輯時間。特別是拷貝編輯和對風格，明確性和其他事務的編輯。
    對文件的技術準確性進行復查的專門時間。即使在技術作者對技術的準確性很有保證的情況下，你仍然需要在項目工作的時間安排之中加入少量的復查時間來回顧技術性文件。
    將文件以一種格式輸出而終交付給用戶的生產(chǎn)時間，不論這個格式是打印形式還是電子形式。如果你使用一個外部打印機來實現(xiàn)文件的打印，那么你需要更多的時間來確保第三方的打印機能夠產(chǎn)生硬盤拷貝文件。

    文件工作的障礙
    有沒有這樣一個產(chǎn)品它不能被文件化？很多的人都會回答“沒有”。然而，不成熟的用戶界面和應用軟件工作流程會使文件工作變得更加困難，因而會影響到工作的時間進度。

    用戶界面的原型化和其他的過程可以確保一個一致用戶體驗和流程，這樣文件化工作會容易得多，而且可以給用戶帶來可用性的增強。

    允許充分的預熱時間

    技術作者需要充分的預熱時間來熟悉掌握那些要文件化的產(chǎn)品的情況。預熱時間相對來講是取決于技術作者的，這里是項目經(jīng)理可以為那些開始一個項目工作的技術作者提供支持的一些事情：
        提供對必要的硬件和軟件設施的完備的使用權，使得技術作者不用耗費時間來等待項目工作所需要的設備。
        確保提供必要的系統(tǒng)訪問權，用戶名和密碼，使得技術作者可以進入他們需要文件化的系統(tǒng)。

    給技術作者留出充分的預熱時間不只是一個學習曲線的問題，而是要讓各種資源位，使得技術作者在完成他們的工作期間出現(xiàn)盡可能少的停滯期，可以解決他們坐在位子上等待那些官僚人員給他們提供所需要的資源的問題。

    文件的復查

    技術作者在他們做出的文件之中都會有一些技術的準確性的問題，這通常需要有技術方面的復查人員來復查文件工作。這種復查工作的時間需要被計算到整個的項目時間進度之中，其中包括：
        為技術人員，項目經(jīng)理和其他復查人員檢查文件工作而制定的時間。
        技術作者對文件工作加入修訂版本的時間。

    項目經(jīng)理和技術作者能夠融洽相處嗎？

    在一個軟件開發(fā)項目之中的技術性文件成分確實需要來自技術作者的投入來保證高質(zhì)量的技術性文件。項目經(jīng)理和技術作者之間的合作關系可以幫助公司獲得更好的軟件設計所帶來的利益（由于作了文件化）和更好的客戶支持。那些不會致電客戶支持的用戶像你的公司在銀行里的存款一樣有價值。