五、 如何建立高效運(yùn)行的PMO

針對(duì)目前國(guó)內(nèi)企業(yè)PMO存在的問(wèn)題，如何進(jìn)行規(guī)避，并建立自己高效運(yùn)行的PMO呢?下面將從PMO類型的選擇、PMO職責(zé)的確定、PMO價(jià)值的實(shí)現(xiàn)、PMO自身的提升四個(gè)方面進(jìn)行論述。

(一)選擇合適的PMO類型

在選擇PMO的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式(保證型PMO)作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級(jí)PMO的組織模式，如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高，給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式(戰(zhàn)略型PMO)。選擇合適類型的PMO對(duì)于組織級(jí)項(xiàng)目管理執(zhí)行力與推動(dòng)力的提升，項(xiàng)目管理職責(zé)與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。

(二)正確定位PMO的職責(zé)

很多PMO失敗的原因在于沒(méi)有很好的定位PMO的職責(zé)，過(guò)多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識(shí)積累。結(jié)合國(guó)內(nèi)外PMO的經(jīng)驗(yàn)與佳實(shí)踐，成功PMO的職責(zé)應(yīng)包括五個(gè)中心：即服務(wù)支持中心、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心、知識(shí)管理中心、管理控制中心、決策支持中心。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章

1、 服務(wù)支持中心

對(duì)項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢支持;協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評(píng)審等工作。

2、 學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心

制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型;開(kāi)發(fā)和引進(jìn)項(xiàng)目管理課程;針對(duì)不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提升項(xiàng)目;制定項(xiàng)目經(jīng)理崗位序列的評(píng)估和晉升。

3、 知識(shí)管理中心

制定項(xiàng)目管理流程和規(guī)范;建立知識(shí)管理平臺(tái)和系統(tǒng);總結(jié)項(xiàng)目管理的佳實(shí)踐。

4、 管理控制中心

依據(jù)項(xiàng)目要求選擇任命項(xiàng)目經(jīng)理;為啟動(dòng)的項(xiàng)目調(diào)配資源動(dòng)態(tài)規(guī)劃;項(xiàng)目計(jì)劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn);對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤、分析和控制;組織項(xiàng)目的收尾，對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理做出評(píng)價(jià)與績(jī)效分配。

5、 決策支持中心

制定項(xiàng)目選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織項(xiàng)目初選、終選;對(duì)項(xiàng)目定期分析、評(píng)估，為決策者提供決策支持。

成功的PMO應(yīng)該在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來(lái)審視項(xiàng)目;復(fù)制成功和沉淀成功經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)佳實(shí)踐;對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，預(yù)見(jiàn)性地去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問(wèn)題，來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理成功地完成項(xiàng)目。PMO應(yīng)成為各部門協(xié)調(diào)與潤(rùn)滑的重要部門，改變各自為政，缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應(yīng)成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。

(三)不斷提升PMO的價(jià)值

在很多企業(yè)，研發(fā)人員及項(xiàng)目經(jīng)理常常對(duì)PMO有反感情緒，認(rèn)為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項(xiàng)目提供良好的服務(wù)。公司領(lǐng)導(dǎo)層也認(rèn)為PMO人員做事務(wù)性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關(guān)，同時(shí)很重要的是PMO人員沒(méi)有樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，提供自己的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)PMO的價(jià)值。

筆者認(rèn)為，PMO如果樹(shù)立在管理中樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過(guò)建立組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無(wú)形價(jià)值與效益。

1、 引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與制度落地

PMO可吸取和引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念與標(biāo)準(zhǔn)，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預(yù)算管理、全面質(zhì)量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念(建議以其中一個(gè)體系為框架，其他體系為補(bǔ)充)，通過(guò)與行業(yè)背景及公司實(shí)際特點(diǎn)結(jié)合，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)范、模版，使得標(biāo)準(zhǔn)實(shí)地化，融入到公司的日常管理流程中，并由PMO的過(guò)程改進(jìn)人員針對(duì)流程與制度運(yùn)行情況，持續(xù)改進(jìn)模板與流程，使得企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度不斷提升。

2、 建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對(duì)于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開(kāi)發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。目前微軟EPM、視銳達(dá)等項(xiàng)目管理軟件已經(jīng)在部分中小型IT企業(yè)中發(fā)揮一定的作用，為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好的信息平臺(tái)。

同時(shí)PMO還應(yīng)引進(jìn)軟件工程工具，提升研發(fā)效率，如需求管理系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)、缺陷跟蹤系統(tǒng)、構(gòu)件庫(kù)管理系統(tǒng)等，目前IBM的Rational、北大青鳥(niǎo)已在軟件工程工具的提供方面有一定的優(yōu)勢(shì)，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對(duì)研發(fā)效率的提升、研發(fā)管理水平的提升起到重要的作用。

3、 建立合理的項(xiàng)目預(yù)算與考核激勵(lì)機(jī)制項(xiàng)目管

PMO應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一預(yù)算與結(jié)算口徑，建立項(xiàng)目—部門—公司三級(jí)預(yù)算管理體系，實(shí)行全過(guò)程、全部門、全員的全面預(yù)算與成本管理(在績(jī)效考核中應(yīng)區(qū)分可變成本與固定成本)。將進(jìn)度、成本、質(zhì)量(過(guò)程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量)、技術(shù)積累與貢獻(xiàn)(構(gòu)件、專利、著作權(quán))、客戶滿意度等方面作為項(xiàng)目考核與評(píng)價(jià)的依據(jù)，以合同或利潤(rùn)一定百分比作為項(xiàng)目獎(jiǎng)金，通過(guò)綜合打分，將項(xiàng)目執(zhí)行情況與項(xiàng)目終考核結(jié)果直接掛鉤。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成員綜合評(píng)價(jià)，有利于鼓舞士氣，提高員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和項(xiàng)目成功率(對(duì)于工期較長(zhǎng)2年以上項(xiàng)目可按照里程碑半年或一年頒發(fā)一次)。

4、 項(xiàng)目資源協(xié)調(diào)與管理

由于PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。在資源管理方面，PMO尤其要注意與人力資源部門共同配合，建立公司的項(xiàng)目人才資源庫(kù)，對(duì)員工技術(shù)背景、技術(shù)等級(jí)、工作年限、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容在每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束資源釋放后及時(shí)更新，便于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成立時(shí)合格人員的篩選與公司項(xiàng)目人力資源庫(kù)的維護(hù)與發(fā)展。

5、 建立項(xiàng)目管理知識(shí)庫(kù)

PMO可通過(guò)對(duì)已有項(xiàng)目得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了使項(xiàng)目管理制度與知識(shí)沉淀固化，PMO可編制《項(xiàng)目管理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例庫(kù)》，減短項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員進(jìn)入新項(xiàng)目的適應(yīng)期。項(xiàng)目收尾是巨大的知識(shí)金礦，可通過(guò)與項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)考核掛鉤，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，提煉項(xiàng)目中的精華進(jìn)行知識(shí)共享與管理，如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、構(gòu)件提取、著作權(quán)申請(qǐng)、專利申報(bào)等。

6、 建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)

開(kāi)發(fā)和定制項(xiàng)目管理課程，為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)培訓(xùn)宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言與思想，是組織級(jí)項(xiàng)目管理落地與執(zhí)行好的方法。PMO可通過(guò)開(kāi)發(fā)系列項(xiàng)目管理課程，為公司儲(chǔ)備項(xiàng)目管理人才，還可以配合人力資源部建立項(xiàng)目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級(jí)、中級(jí)、高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理)。通過(guò)內(nèi)部競(jìng)標(biāo)制等方式，選拔與任命項(xiàng)目經(jīng)理，在企業(yè)內(nèi)給項(xiàng)目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。

7、 項(xiàng)目管理文化建設(shè)

PMO可通過(guò)項(xiàng)目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動(dòng)納入項(xiàng)目管理體系，如研發(fā)類、系統(tǒng)集成、技術(shù)研究、售前、臨時(shí)型的(如資質(zhì)申請(qǐng)、企業(yè)文化建設(shè)、信息化建設(shè))等等，使得每一項(xiàng)活動(dòng)獨(dú)立核算，按照項(xiàng)目管理的方法高效率的執(zhí)行。

PMO還可以通過(guò)《項(xiàng)目管理月報(bào)》、項(xiàng)目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問(wèn)題大討論或征文、訂閱項(xiàng)目管理相關(guān)報(bào)刊書(shū)籍、組織項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、組織參加對(duì)外交流等活動(dòng)，掀起企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用項(xiàng)目管理、交流和分享項(xiàng)目管理的高潮。

8、 數(shù)據(jù)分析與決策支持

PMO是各項(xiàng)目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數(shù)據(jù)，并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責(zé)。因此可通過(guò)工時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)可行性分析、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)效率分析、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目利潤(rùn)率、項(xiàng)目投資回報(bào)率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數(shù)據(jù)分析，得出問(wèn)題的原因，進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，指導(dǎo)今后項(xiàng)目的執(zhí)行與公司領(lǐng)導(dǎo)的決策。