管理一個(gè)IT項(xiàng)目常常涉及不同領(lǐng)域的多個(gè)團(tuán)隊(duì)。提供狀態(tài)更新并且跟蹤項(xiàng)目的變化對(duì)于管理者來說是一種嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。構(gòu)建一個(gè)基本的Access數(shù)據(jù)庫將使得管理工作中的輸入項(xiàng)目數(shù)據(jù)和快速建立報(bào)表的工作變得簡(jiǎn)單。
項(xiàng)目經(jīng)理必須時(shí)刻對(duì)項(xiàng)目的狀態(tài)有詳細(xì)的了解，以至于其他人能夠知道項(xiàng)目延遲或者項(xiàng)目超支的原因，以及追加資源的必要性。編輯所有這些數(shù)據(jù)通常要花費(fèi)大量時(shí)間，因此項(xiàng)目經(jīng)理常常需要擠出時(shí)間來完成這項(xiàng)工作。

現(xiàn)在的項(xiàng)目都很復(fù)雜，而且常常將研發(fā)工作分給許多不同的、遠(yuǎn)程的團(tuán)隊(duì)來完成。你將如何跟蹤所有的這些團(tuán)隊(duì)正在做的每一件事情呢？對(duì)于那些不是你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)直接負(fù)責(zé)任的，但是其影響是未知的、不可跟蹤的、而且是無法推斷的問題，你將如何逐步推斷出項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)？在過去，將這個(gè)問題寫在一張紙上是不錯(cuò)的做法，或者如果你管理的很好，則有可能將其記錄在項(xiàng)目日志上。但是你如何將這些信息傳遞給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)呢？尤其是這些團(tuán)隊(duì)不在一起的時(shí)候？實(shí)際上，在當(dāng)今這個(gè)相互連接的世界上，員工和經(jīng)理們都希望能夠很容易地訪問這些項(xiàng)目信息。

好消息是用一個(gè)簡(jiǎn)單的微軟Access數(shù)據(jù)庫可以幫助你完成這些。Access能夠創(chuàng)建簡(jiǎn)單的表結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)項(xiàng)輸入以及報(bào)表等，允許你很快而且很容易地存儲(chǔ)和操作項(xiàng)目數(shù)據(jù)。你可以使用在Access中創(chuàng)建的項(xiàng)目文檔來改善項(xiàng)目溝通以及強(qiáng)調(diào)和解決問題。另外，Access很容易建立和維護(hù)，并且它可以為項(xiàng)目問題提供一個(gè)集中化的跟蹤場(chǎng)所。Access是微軟的工具套件Office的一部分，其中與Access包含在一起的還有許多其他版本的微軟工具、應(yīng)用以及軟件套件，這使得已經(jīng)對(duì)這些工具很熟悉的人們?cè)诔绦蛑心軌蚝苋菀椎卦L問數(shù)據(jù)。在本文中，我將告訴你如何創(chuàng)建一個(gè)用于跟蹤IT項(xiàng)目的Access數(shù)據(jù)庫。

創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目日志
創(chuàng)建一個(gè)保存項(xiàng)目日志的表結(jié)構(gòu)是一件非常簡(jiǎn)單的事情。你可以使用表作為跟蹤項(xiàng)目問題、行動(dòng)條款、變更要求和風(fēng)險(xiǎn)的集中管理。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員都可以很容易的用一種標(biāo)準(zhǔn)的格式輸入信息，生成報(bào)表和查看信息的工作。

盡管任何數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都允許你創(chuàng)建相同的表和報(bào)表，但是Access可以在大多數(shù)客戶環(huán)境中使用。它可以保存在一個(gè)中央儲(chǔ)存器（例如文件共享）上，并且你可以復(fù)制一份拷貝以便在你自己的系統(tǒng)上運(yùn)行（這對(duì)于在不同場(chǎng)所穿梭、經(jīng)常拜訪客戶或者偶爾在家中工作的項(xiàng)目經(jīng)理來說非常有用）。另外，在無法連接時(shí)，你可以先使用微軟的Excel來創(chuàng)建相同格式的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)添加到中央資料庫中。

要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)保存項(xiàng)目日志數(shù)據(jù)的表的話，打開Access，在“對(duì)象”菜單下選擇“表”，然后選擇“新建”。Access將會(huì)提示你通過一些界面來創(chuàng)建表。“設(shè)計(jì)視圖”允許了解表結(jié)構(gòu)的用戶輸入字段的名字和指定數(shù)據(jù)類型。下拉式的數(shù)據(jù)類型簡(jiǎn)化了表的創(chuàng)建工作。在輸入你想要輸入的項(xiàng)目日志表的所有字段之后，用一個(gè)合適的名字來保存該表。

表A給出了一個(gè)項(xiàng)目日志表定義的例子。根據(jù)用戶和項(xiàng)目的需要可以添加或者刪除相應(yīng)的字段。例如，你可能想添加字段的默認(rèn)值或者約束成員輸入值的范圍。這個(gè)表的索引是日志號(hào)字段。

表A：項(xiàng)目日志
　

創(chuàng)建項(xiàng)目日志窗體
現(xiàn)在有一個(gè)表可以存儲(chǔ)項(xiàng)目日志數(shù)據(jù)，所以你可以創(chuàng)建一個(gè)窗體來協(xié)助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)輸入數(shù)據(jù)。窗體創(chuàng)建的越簡(jiǎn)單，你的團(tuán)隊(duì)輸入數(shù)據(jù)并且給你提供有價(jià)值的項(xiàng)目狀態(tài)信息的可能性越大。在Access中，可以使用設(shè)計(jì)管理器來幫助你創(chuàng)建窗體。Access允許你選擇表來實(shí)現(xiàn)插入、更新或者查詢，減少了書寫復(fù)雜的SQL語句（數(shù)據(jù)庫編碼）來維護(hù)表的要求，并且可以讓你對(duì)外觀進(jìn)行改變。

從Access的主菜單上點(diǎn)擊“窗體”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計(jì)視圖”以及你想要得到數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點(diǎn)擊“確定”進(jìn)入窗體設(shè)計(jì)。此時(shí)你可以使用“工具”菜單來添加和排列窗體上的對(duì)象。圖A給出的是一個(gè)窗體的例子。

圖A：Access窗體為團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目日志中輸入信息提供了一個(gè)非常友好的用戶方式。
　

在項(xiàng)目周期中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員可以使用這個(gè)窗體來記錄他們確定的問題和行為。隨著項(xiàng)目日志記錄中的問題得以處理和解決，項(xiàng)目日志也將成為項(xiàng)目進(jìn)程中一段非常有價(jià)值的歷史。

項(xiàng)目日志報(bào)表
在整個(gè)項(xiàng)目周期中，你可以創(chuàng)建大量的各種各樣的報(bào)表來檢查和分析項(xiàng)目日志數(shù)據(jù)。你也可以開發(fā)報(bào)表用于向用戶提供或者管理層提供項(xiàng)目文檔。

下面考慮在團(tuán)隊(duì)會(huì)議期間使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目報(bào)表來檢查情況。在有序記錄和檢查的基礎(chǔ)上，重要的行動(dòng)條款不會(huì)被錯(cuò)過或者被忽視。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員可以使用日志中的信息，供本地或者遠(yuǎn)程的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有成員來交流問題。

在創(chuàng)建窗體的過程中，使用設(shè)計(jì)管理器來實(shí)現(xiàn)報(bào)表的創(chuàng)建，通過設(shè)計(jì)管理器使得你能夠在報(bào)表范圍內(nèi)拖拽對(duì)象。對(duì)于每個(gè)表中的數(shù)據(jù)將自動(dòng)創(chuàng)建標(biāo)簽，但是它的名字可以很容易地實(shí)現(xiàn)更改，從而使其含義更為有意義。標(biāo)題、頁號(hào)、頁眉以及頁腳都可以添加進(jìn)來，從而使得你的報(bào)表看起來更專業(yè)。

要從Access的主菜單上建立一個(gè)報(bào)表，點(diǎn)擊“報(bào)表”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計(jì)視圖”以及你想要獲得數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點(diǎn)擊“確定”進(jìn)入“報(bào)表設(shè)計(jì)”。現(xiàn)在你可以使用“工具”菜單在報(bào)表的主題中添加對(duì)象并組織這些對(duì)象。圖B給出了一個(gè)項(xiàng)目日志報(bào)表的例子。