供項(xiàng)目小組長(zhǎng)安排每人每天的詳細(xì)任務(wù)的計(jì)劃是底層計(jì)劃,一般是每周滾動(dòng),如所示。底層計(jì)劃形式較靈活,可以用電子文檔描述,也可以直接在現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目組的黑板上填寫(xiě)。
圖 2底層計(jì)劃樣例
(2)嚴(yán)肅性
完成進(jìn)度計(jì)劃的定義后,要形成基準(zhǔn);鶞(zhǔn)計(jì)劃的形成與變更務(wù)必要有正式的評(píng)審或?qū)徟鞒。具有?yán)肅的進(jìn)度計(jì)劃,進(jìn)度的度量才有依據(jù),進(jìn)度偏差控制才有意義。
結(jié)合上文三個(gè)層次的計(jì)劃來(lái)講,通常要求高層計(jì)劃要經(jīng)過(guò)企業(yè)(組織級(jí))的正式批準(zhǔn)。也是說(shuō),項(xiàng)目的宏觀實(shí)施要點(diǎn)(經(jīng)過(guò)哪些階段、要交付哪些交付物等)發(fā)生變化時(shí),務(wù)必要經(jīng)過(guò)組織級(jí)審批;而具體資源調(diào)整到具體任務(wù)上的變更的自主權(quán)交由項(xiàng)目經(jīng)理自行處理。
(二)建立及時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤控制體系
沒(méi)有跟蹤和控制,再好的項(xiàng)目計(jì)劃也只是一個(gè)擺設(shè),因?yàn)轫?xiàng)目實(shí)施可能完全是另外一個(gè)樣子。在項(xiàng)目實(shí)施狀態(tài)下,項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作是跟蹤和控制項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施,當(dāng)項(xiàng)目偏離計(jì)劃時(shí),采取措施使項(xiàng)目回到原計(jì)劃的軌道,或者調(diào)整計(jì)劃生成新的基準(zhǔn)。
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的跟蹤主要通過(guò)晨會(huì)、周例會(huì)和里程碑會(huì)議。高層計(jì)劃的跟蹤,主要包括里程碑、交付物的完成情況,控制重要階段的啟動(dòng)/結(jié)束、重要交付物的交付等。中層計(jì)劃的跟蹤,主要包括實(shí)際的投入情況、任務(wù)的完成情況、后續(xù)任務(wù)安排等。中層計(jì)劃的跟蹤涉及任務(wù)數(shù)目和任務(wù)匯報(bào)人較多,存在一定的工作量,企業(yè)可通過(guò)項(xiàng)目管理工具中的進(jìn)度管理模塊與員工報(bào)工模塊自動(dòng)協(xié)同完成。
跟蹤的項(xiàng)目信息一定要反饋到更新的計(jì)劃中,使計(jì)劃不斷的逼近準(zhǔn)確,并具有可預(yù)測(cè)性。
(三)建立客觀的進(jìn)度度量指標(biāo)體系
有了項(xiàng)目計(jì)劃與跟蹤后,可以進(jìn)行項(xiàng)目度量。項(xiàng)目度量的結(jié)果可以用以項(xiàng)目績(jī)效的評(píng)價(jià);也可以?xún)H用于檢查項(xiàng)目的偏差程度,以進(jìn)一步調(diào)整項(xiàng)目的執(zhí)行。
常用的度量指標(biāo)有:任務(wù)完成度、里程碑錯(cuò)失率、進(jìn)度偏差(掙值法)、工期偏差百分比、結(jié)束日期偏差百分比等。其中,里程碑錯(cuò)失率(里程碑延遲天數(shù)超過(guò)閾值范圍的,稱(chēng)作“錯(cuò)失”)是很多企業(yè)偏愛(ài)的指標(biāo),因?yàn)槔锍瘫耐瓿墒强陀^(“YES/NO”),沒(méi)有爭(zhēng)議。掙值進(jìn)度偏差是項(xiàng)目管理業(yè)界推崇的指標(biāo),它將進(jìn)度和成本進(jìn)行聯(lián)合控制,并且它可基于當(dāng)前狀態(tài)來(lái)預(yù)測(cè)可能發(fā)生的工期滯后量;由于它對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃和跟蹤的顆粒度要求更細(xì),管理成熟度不高的企業(yè)很難適用。企業(yè)可以根據(jù)自身的管理要求和項(xiàng)目的實(shí)際情況確定相應(yīng)的度量指標(biāo)體系。
總之,乙方實(shí)施服務(wù)企業(yè)要管好項(xiàng)目進(jìn)度,必須要做好“計(jì)劃-跟蹤-度量-反饋”這個(gè)閉環(huán),任何一個(gè)環(huán)節(jié)都必須落到實(shí)處。