四、 應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的益處

應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件有很多益處。下面介紹一些：

1． 精確性

應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)主要益處是可以大大提高精確性。對(duì)于大型項(xiàng)目，人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計(jì)算起止時(shí)間、臨近資源使用情況是非常困難的。項(xiàng)目管理軟件有精確的算法來(lái)計(jì)算項(xiàng)目信息并設(shè)有大量?jī)?nèi)部例行程序檢查用戶的錯(cuò)誤。

2． 經(jīng)濟(jì)性

基于個(gè)人電腦的項(xiàng)目管理軟件售價(jià)約400-700美元。這個(gè)價(jià)格對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)顯得昂貴些，但對(duì)大多數(shù)業(yè)務(wù)而言，這樣的軟件確實(shí)物有所值。

3． 使用簡(jiǎn)便

近幾年來(lái)，項(xiàng)目管理軟件的操作使用變得極其簡(jiǎn)便，稍加訓(xùn)練可以完全掌握。這一特點(diǎn)，加上價(jià)格能接受，便利項(xiàng)目管理軟件的用戶迅速增加。

4． 處理復(fù)雜問題的能力

顯然，項(xiàng)目管理軟件在處理大型項(xiàng)目的某些方面（特別是數(shù)據(jù)方面）確實(shí)要比人工簡(jiǎn)便得多。對(duì)于只有少數(shù)活動(dòng)的短期項(xiàng)目，人工方法也許行得通，但如果項(xiàng)目有數(shù)以千計(jì)的活動(dòng)、上千種資源、持續(xù)幾年時(shí)間，項(xiàng)目管理軟件對(duì)如此復(fù)雜工作的協(xié)助作用顯得必不可少了。

5． 可維護(hù)性和可更改性

對(duì)人工系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目信息的維護(hù)和修改，通常是很麻煩的。例如，對(duì)某個(gè)項(xiàng)目的管理沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)，那么每次發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目人員不得不人工重新設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成本。利用項(xiàng)目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會(huì)自動(dòng)反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等這些項(xiàng)目文件中。這個(gè)功能會(huì)經(jīng)常用到，因?yàn)闊o(wú)論你的計(jì)劃做得多么完善，在過(guò)程中都必定會(huì)發(fā)生一些變化（至少一點(diǎn)兒）。

6． 保持記錄

項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是它能很好地保持記錄。例如，可以保護(hù)有關(guān)各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的進(jìn)度計(jì)劃、各項(xiàng)任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。在準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報(bào)表或?qū)��?lái)做計(jì)劃時(shí)，會(huì)用到這些數(shù)據(jù)資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。

7． 速度

收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，軟件能非常迅速地進(jìn)行幾乎每一種能想出來(lái)的計(jì)算。人工創(chuàng)建、修改計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算，要花費(fèi)幾小時(shí)、幾天或幾個(gè)星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內(nèi)便可完成修改工作，省下的時(shí)間通常足夠來(lái)支付軟件的價(jià)格了。

8． 假設(shè)分析

進(jìn)行假設(shè)分析是項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)超前進(jìn)步的功能，也是它的一個(gè)顯著優(yōu)點(diǎn)。正如前面討論的，假設(shè)分析使用戶可以了解項(xiàng)目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運(yùn)行不同的情景，然后做出評(píng)估。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)某些偶發(fā)事件可以做好計(jì)劃準(zhǔn)備，并估計(jì)相應(yīng)的結(jié)果。進(jìn)行假設(shè)分析如果不使用軟件是難以想象，甚至是不可能的。

五、 應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的注意事件

盡管使用項(xiàng)目管理軟件有許多益處，但在使用過(guò)程中也有一些應(yīng)該注意的地方，同時(shí)盡可能避免其中的一些陷阱。

1． 沉溺于軟件程序中

有時(shí)，一些項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)沉溺于項(xiàng)目管理軟件。某個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)把大量時(shí)間投入軟件中，擺弄那些報(bào)表、功能，把工件中主要的部分-人員拋在腦后。

2． 安全錯(cuò)覺

項(xiàng)目管理軟件有時(shí)會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生一種安全錯(cuò)覺。主要以幾種方式：首先，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為，由于有功能強(qiáng)大的軟件，項(xiàng)目會(huì)管理完成得更出色。其次，如果項(xiàng)目偏離計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為軟件能有辦法讓項(xiàng)目回到正常軌道上來(lái)。第三，軟件如果使用不當(dāng)，它可能會(huì)顯示項(xiàng)目進(jìn)行良好，但實(shí)際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

3． 信息超載

項(xiàng)目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時(shí)可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險(xiǎn)局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項(xiàng)目經(jīng)理要克制自已，避免使用某些功能，生成更多的報(bào)表和數(shù)據(jù)資料，卻對(duì)成功地完成項(xiàng)目毫無(wú)益處。

4． 學(xué)習(xí)曲線

要熟練使用項(xiàng)目管理包，確實(shí)需要花些時(shí)間。所需時(shí)間根據(jù)個(gè)人的不同情況和經(jīng)歷而不同。對(duì)于那些目前不使用計(jì)算機(jī)和商業(yè)軟件的人來(lái)說(shuō)，會(huì)有一個(gè)非常明顯的學(xué)習(xí)曲線。然后，近幾年來(lái)，由于軟件越來(lái)越易于使用，使得為掌握軟件應(yīng)用而需要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)間大大縮短了。

5． 過(guò)度依賴于軟件

由于項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用越來(lái)容易和有趣，同時(shí)軟件提供了大量很有吸引力的特性，使得項(xiàng)目經(jīng)理開始過(guò)分依賴于軟件。對(duì)項(xiàng)目管理缺乏基本知識(shí)的人有時(shí)使用軟件，但卻不知道軟件的真正用途。如果沒有掌握項(xiàng)目管理的基本概念，軟件沒有什么意義了。通俗地說(shuō)，項(xiàng)目管理軟件僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個(gè)工具，軟件自己并不能管理項(xiàng)目。你進(jìn)行項(xiàng)目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團(tuán)隊(duì)的技能。