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工作分解和計(jì)劃能力是項(xiàng)目經(jīng)理的核心能力
作者:網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載 發(fā)布時(shí)間:[ 2013/9/4 13:18:26 ] 推薦標(biāo)簽:

  我們經(jīng)常遇見這樣的一些情況:在系統(tǒng)集成實(shí)際工作中,遇到過這樣的項(xiàng)目經(jīng)理,他們溝通能力很強(qiáng),有親和力,特別能夠與客戶保持很好的關(guān)系,但仔細(xì)分析,發(fā)現(xiàn)他們在項(xiàng)目執(zhí)行中實(shí)際上沒有細(xì)致的分解和計(jì)劃,往往以客戶關(guān)系為導(dǎo)向,以一些關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)為監(jiān)控點(diǎn),進(jìn)行粗放的項(xiàng)目管理,經(jīng)常還會(huì)以自己巧妙的溝通而自喜;也遇到過這樣的項(xiàng)目經(jīng)理,他們技術(shù)能力很強(qiáng),有一定的計(jì)劃和組織能力,但是他們的計(jì)劃往往太側(cè)重于技術(shù)方面,不能為客戶理解,得不到客戶的認(rèn)可和支持,執(zhí)行項(xiàng)目困難重重。

  許許多多的項(xiàng)目管理培訓(xùn),也總是告訴項(xiàng)目經(jīng)理要具備這樣那樣的素質(zhì)和能力,包括溝通能力,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)及人力資源管理能力,領(lǐng)導(dǎo)能力,等等,要求高而全,更多的項(xiàng)目經(jīng)理在無所適從中選擇了從自身優(yōu)勢出發(fā),如行業(yè)知識(shí)不多或技術(shù)能力不強(qiáng)的,更多地看重溝通能力,認(rèn)為通過良好溝通可以搞好項(xiàng)目,技術(shù)能力強(qiáng)的更多地關(guān)注技術(shù)問題,以技術(shù)語言組織項(xiàng)目,不能站在客戶角度或使用客戶容易理解的語言進(jìn)行溝通。

  這些情況都存在一個(gè)問題,是沒有做好項(xiàng)目的計(jì)劃。

計(jì)劃的重要性

  其實(shí),在PMBOK中,對于項(xiàng)目計(jì)劃過程及重要性描述的很清楚,只是許多人在工作中忽略了,沒有按照項(xiàng)目管理的過程管理和組織項(xiàng)目,而是繼續(xù)沿用自己的經(jīng)驗(yàn)。

  沒有全面細(xì)致的計(jì)劃,僅有里程碑式的粗略計(jì)劃,不足以以此指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制,對項(xiàng)目的進(jìn)度情況難以判斷;

  計(jì)劃不細(xì)致,不全面,資源難以落實(shí),成本不易控制,溝通也只能停留在表面問題上,更多的是發(fā)現(xiàn)問題時(shí)才知道溝通什么。往往會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理疲于應(yīng)付。

如何編制計(jì)劃

  在實(shí)際的項(xiàng)目管理過程中,可以按照下面的步驟編制項(xiàng)目計(jì)劃。

  首先明確項(xiàng)目的目標(biāo)和要求。對目標(biāo)和要求的理解及描述不能只站在自己一方,而要關(guān)注用戶的立場,與用戶的需求掛起鉤來,才能很好地與用戶溝通并達(dá)成一致。同時(shí),要搞清楚完成項(xiàng)目目標(biāo)給定了哪些條件。

  第二步,根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)和要求,確定項(xiàng)目的工作范圍及不在范圍內(nèi)的工作。工作范圍的確定需要用到WBS,即工作分解結(jié)構(gòu),對于工作范圍定義來說,分解到工作包即可。

  第三步,根據(jù)工作范圍定義,繼續(xù)分解完成各工作包需要的活動(dòng),根據(jù)活動(dòng)間的關(guān)系排出活動(dòng)先后順序,估計(jì)活動(dòng)所需時(shí)間,確定活動(dòng)需要的資源,即可作出項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。同時(shí),也可編制出初步的資源計(jì)劃;

  第四步,有了進(jìn)度計(jì)劃和資源計(jì)劃,根據(jù)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源情況,即可進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算和分配,得到項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃;

  第五步,根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃,資源計(jì)劃以及費(fèi)用計(jì)劃,可以確定哪些資源滿足,哪些資源需要通過采購而取得,哪些資源采購更合算,什么時(shí)候需要什么資源,從而得到項(xiàng)目采購計(jì)劃。

  第六步,需要考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理主要有風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,分析和應(yīng)對,首要的是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別實(shí)際上是對照項(xiàng)目的目標(biāo)和工作范圍,找出影響目標(biāo)完成的可能因素,然后再分析這些因素發(fā)生的可能性及影響程度,后,制定出應(yīng)對計(jì)劃。

  第七步,編制質(zhì)量計(jì)劃和溝通計(jì)劃;

  第八步,將以上計(jì)劃整合,平衡資源和其他因素,形成項(xiàng)目整體計(jì)劃。

如何進(jìn)行工作分解

  遵循以上步驟,可以編制出項(xiàng)目整體計(jì)劃,這個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃涉及到PMBOK所講到的九大知識(shí)領(lǐng)域,可以說,這個(gè)計(jì)劃夠全面了。但是,這個(gè)計(jì)劃是否能夠細(xì)致而全面,有一個(gè)前提條件,是工作分解能力。層次不清,分解不細(xì),該想到的沒想到,出來的計(jì)劃可想而知。

 有效的工作分解應(yīng)該注意以下三點(diǎn):

  第一,分解方式選擇?梢园凑债a(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解,按照平面或空間位置分解,按照功能分解,按照實(shí)施過程分解,不同項(xiàng)目或不同的分解層次可以按照不同的分解方式進(jìn)行分解。在按照實(shí)施過程分解時(shí),往往是按照項(xiàng)目生命周期進(jìn)行的,根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)將項(xiàng)目分成若干個(gè)階段,這時(shí)要注意不用與項(xiàng)目管理的五個(gè)管理過程組相混淆。

  第二點(diǎn),完備。所謂完備是指考慮到了每一個(gè)方面,沒有遺漏。

  第三點(diǎn),相互獨(dú)立,無重疊。是指所有同一層次的內(nèi)容是獨(dú)立的,可清楚區(qū)分的,不相互包含。

  做到以上幾點(diǎn),工作分解會(huì)層次清晰,細(xì)致全面。為了更好地掌握工作分解要點(diǎn),推薦大家看看《麥肯錫方法》,對于提高工作分解能力有巨大的幫助。

分解能力和計(jì)劃能力是核心能力

  當(dāng)你具備很強(qiáng)的分解能力時(shí),計(jì)劃能力隨之而提高,分解能力是基礎(chǔ),相對于計(jì)劃能力,是核心中的核心。

  有了分解能力作為基礎(chǔ),在處理其他項(xiàng)目問題,諸如資源,風(fēng)險(xiǎn),溝通等時(shí),你同樣可以做到思路清晰,目標(biāo)明確,有的放矢。

  在項(xiàng)目之外,有很強(qiáng)的分解能力為基礎(chǔ),遇到任務(wù)或問題時(shí),你總可以理出清晰的思路,從而找到解決。

  所以,項(xiàng)目經(jīng)理首先需要練好工作分解基本功,從而提高項(xiàng)目的計(jì)劃能力。工作分解能力和計(jì)劃能力得到提高后,你具備了項(xiàng)目經(jīng)理核心的能力,絕大部分的項(xiàng)目工作可以有效控制在你手中,感覺到許多工作都在按照你的思路進(jìn)行著。隨著經(jīng)驗(yàn)的不斷積累,你的領(lǐng)導(dǎo)能力,溝通能力,團(tuán)隊(duì)建設(shè)能力等得到提高,你成為了令人欽佩的,合格的項(xiàng)目經(jīng)理。

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