項目實戰(zhàn)筆記之一：高效會議的組織方法
關(guān)于開會大家應(yīng)該都不陌生，而且應(yīng)該有不少人被過度頻繁的會議“傷過”，甚至”談會色變“ 。當(dāng)一個組織的人員較多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜時這個問題會更加突出。如果開發(fā)人員/測試人員參加會議過多，會導(dǎo)致工作打斷嚴(yán)重，直接影響到團(tuán)隊工作效率。如果管理人員參加會議過多，會導(dǎo)致管理人員離開所負(fù)責(zé)的管轄范圍時間較長，不能及時響應(yīng)事情，從而導(dǎo)致團(tuán)隊整體管理效率變低，典型表現(xiàn)是很多事情沒有及時處理、開始積壓。
當(dāng)然會議是需要的，主要是我們要總結(jié)出一套高效的方法。下面分享一些總結(jié)，有興趣的同事可以一起探討。
第一，確認(rèn)會議類型及目的。我認(rèn)為在我們公司的研發(fā)體系里以會議目的劃分，會議大體可以分為以下6種：
1. 團(tuán)隊建設(shè)：激勵團(tuán)隊，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊意識，讓每個參與人員了解共同的目標(biāo)，樹立全局觀念，無形中能夠幫助團(tuán)隊減少協(xié)調(diào)成本。 例如：版本項目周會
2. 報告績效：向上級管理層匯告版本當(dāng)前績效情況，并且根據(jù)需要可以獲得適當(dāng)?shù)馁Y源支持，例如：RDM的項目分析會議
3. 平級溝通：針對問題通過會議討論形成解決方法或是達(dá)成處理協(xié)議. 例如：開發(fā)和測試周會，跨部門合作會議
4. 信息傳達(dá)：將信息傳達(dá)出來，讓相關(guān)人得到信息并理解信息，以方便進(jìn)行下一階段的工作。例如：新流程培訓(xùn)會議，經(jīng)驗分享會議
5. 創(chuàng)意開發(fā)：針對某一個問題的解決方案或是某個方向的創(chuàng)新主題進(jìn)行討
6. 評審會議：技術(shù)方案/需求文檔評審，疑難問題討論等
確定好會議類型及目標(biāo)之后才能選定出需要討論哪些內(nèi)容，匯報哪些信息，以何種方式組織。這里舉個示例：
示例：一個項目組對RDM做績效匯報（項目分析會）。我們首先確定會議目標(biāo)為：
a. 向RDM提供版本總體計劃情況，當(dāng)前進(jìn)展，當(dāng)前存在風(fēng)險及計劃應(yīng)對措施，趨勢預(yù)測等
b. 申請關(guān)鍵資源支持，因為RDM聽過完整匯報時，對版本有了比較系統(tǒng)的判斷，此時如果確實需要資源協(xié)助，比較容易得到批準(zhǔn)
確定目標(biāo)后，我們可以發(fā)現(xiàn)開發(fā)和測試在這里是被作為一個團(tuán)隊看待的，因此在這個會議過程中開發(fā)和測試的意見應(yīng)該是一致的，并且匯報的內(nèi)容不能重復(fù)，但可以各有側(cè)重。因此會議前開發(fā)和測試應(yīng)該進(jìn)行明確的匯報分工，各自總結(jié)完后，內(nèi)部討論得出一致結(jié)論�；谶@樣定位而組織的項目分析會，會非常高效，并且能夠在短時間內(nèi)將版本整體情況展現(xiàn)出來，同時也促進(jìn)了開發(fā)和測試內(nèi)部一次完整性總結(jié)。而如果沒有這些前期工作，項目分析會過程中，開發(fā)和測試意見可能非常不符，甚至進(jìn)行爭吵，更嚴(yán)重的是發(fā)生互相責(zé)怪，推卸責(zé)任的情況。
第二，開有準(zhǔn)備的會議。有準(zhǔn)備的會議需具備以下三個特點:
1. 有清晰的會議歷程及會議預(yù)期
例如：大多數(shù)開發(fā)和測試的例行溝通會議，是以明確問題及達(dá)成協(xié)議為主，而不是解決具體的某個問題，如果過于深入會導(dǎo)致時間浪費，更嚴(yán)重的是隨意決策。
2. 選擇合適的人參與
會議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結(jié)果告知即可。將會議控制在必要范圍里的好處在于，避免會議浪費其他人員時間，同時保證會議的發(fā)言質(zhì)量。
3. 選擇合適的時機(jī)
合適的時機(jī)是指要評估與會人員的時間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個時間開會的效果如何？例如：項目進(jìn)度非常緊張的情況下，項目組每周舉行耗時很長的個人知識及讀書經(jīng)驗分享是不合事宜的。
第三，議而有決，決而有行，行而有果。
從結(jié)果導(dǎo)向來看，會議都是基于某種目標(biāo)而召開的，因此達(dá)成預(yù)定目標(biāo)是非常重要的，會議過程中，組織者要進(jìn)行有效的時間控制，出現(xiàn)跑題情況時要及時引導(dǎo)糾正，防止參會人員天馬星空或過于深入細(xì)節(jié)，浪費大量時間。這個過程可以簡稱為議而有決。決而有行是指，會議討論出的決策要形成任務(wù)分解，并落實責(zé)任人。行而有果是指，已經(jīng)分解的任務(wù)要進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)出效果。第三點總結(jié)起來比較簡單，但是往往是我們難以落實的地方，所以經(jīng)常會出現(xiàn)諸如“這個問題，我們好像上次討論過”的這類情況。
其他一些小技巧羅列如下：
1. 大會之前通常要有小會，從而達(dá)成高效
2. 會議開始前先講解會議歷程及預(yù)期
3. 會議上以明確問題、達(dá)成協(xié)議為主，不深入問題討論
4. 會議上的決策直接指派落實責(zé)任人
5. 會議記錄要在24小時內(nèi)發(fā)出，晚48小時之內(nèi)
6. 對于例行會議，可以收集參會人員的會議質(zhì)量反饋，進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)
