項(xiàng)目實(shí)戰(zhàn)筆記之一：高效會(huì)議的組織方法

　　關(guān)于開會(huì)大家應(yīng)該都不陌生，而且應(yīng)該有不少人被過度頻繁的會(huì)議“傷過”，甚至”談會(huì)色變“ 。當(dāng)一個(gè)組織的人員較多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜時(shí)這個(gè)問題會(huì)更加突出。如果開發(fā)人員/測試人員參加會(huì)議過多，會(huì)導(dǎo)致工作打斷嚴(yán)重，直接影響到團(tuán)隊(duì)工作效率。如果管理人員參加會(huì)議過多，會(huì)導(dǎo)致管理人員離開所負(fù)責(zé)的管轄范圍時(shí)間較長，不能及時(shí)響應(yīng)事情，從而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)整體管理效率變低，典型表現(xiàn)是很多事情沒有及時(shí)處理、開始積壓。

　　當(dāng)然會(huì)議是需要的，主要是我們要總結(jié)出一套高效的方法。下面分享一些總結(jié)，有興趣的同事可以一起探討。

第一，確認(rèn)會(huì)議類型及目的。我認(rèn)為在我們公司的研發(fā)體系里以會(huì)議目的劃分，會(huì)議大體可以分為以下6種：

1. 團(tuán)隊(duì)建設(shè)：激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，讓每個(gè)參與人員了解共同的目標(biāo)，樹立全局觀念，無形中能夠幫助團(tuán)隊(duì)減少協(xié)調(diào)成本。 例如：版本項(xiàng)目周會(huì)

2. 報(bào)告績效：向上級管理層匯告版本當(dāng)前績效情況，并且根據(jù)需要可以獲得適當(dāng)?shù)馁Y源支持，例如：RDM的項(xiàng)目分析會(huì)議

3. 平級溝通：針對問題通過會(huì)議討論形成解決方法或是達(dá)成處理協(xié)議. 例如：開發(fā)和測試周會(huì)，跨部門合作會(huì)議

4. 信息傳達(dá)：將信息傳達(dá)出來，讓相關(guān)人得到信息并理解信息，以方便進(jìn)行下一階段的工作。例如：新流程培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)議

5. 創(chuàng)意開發(fā)：針對某一個(gè)問題的解決方案或是某個(gè)方向的創(chuàng)新主題進(jìn)行討

6. 評審會(huì)議：技術(shù)方案/需求文檔評審，疑難問題討論等

　　確定好會(huì)議類型及目標(biāo)之后才能選定出需要討論哪些內(nèi)容，匯報(bào)哪些信息，以何種方式組織。這里舉個(gè)示例：

　　示例：一個(gè)項(xiàng)目組對RDM做績效匯報(bào)（項(xiàng)目分析會(huì)）。我們首先確定會(huì)議目標(biāo)為：

a. 向RDM提供版本總體計(jì)劃情況，當(dāng)前進(jìn)展，當(dāng)前存在風(fēng)險(xiǎn)及計(jì)劃應(yīng)對措施，趨勢預(yù)測等

b. 申請關(guān)鍵資源支持，因?yàn)镽DM聽過完整匯報(bào)時(shí)，對版本有了比較系統(tǒng)的判斷，此時(shí)如果確實(shí)需要資源協(xié)助，比較容易得到批準(zhǔn)

　　確定目標(biāo)后，我們可以發(fā)現(xiàn)開發(fā)和測試在這里是被作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)看待的，因此在這個(gè)會(huì)議過程中開發(fā)和測試的意見應(yīng)該是一致的，并且匯報(bào)的內(nèi)容不能重復(fù)，但可以各有側(cè)重。因此會(huì)議前開發(fā)和測試應(yīng)該進(jìn)行明確的匯報(bào)分工，各自總結(jié)完后，內(nèi)部討論得出一致結(jié)論。基于這樣定位而組織的項(xiàng)目分析會(huì)，會(huì)非常高效，并且能夠在短時(shí)間內(nèi)將版本整體情況展現(xiàn)出來，同時(shí)也促進(jìn)了開發(fā)和測試內(nèi)部一次完整性總結(jié)。而如果沒有這些前期工作，項(xiàng)目分析會(huì)過程中，開發(fā)和測試意見可能非常不符，甚至進(jìn)行爭吵，更嚴(yán)重的是發(fā)生互相責(zé)怪，推卸責(zé)任的情況。

第二，開有準(zhǔn)備的會(huì)議。有準(zhǔn)備的會(huì)議需具備以下三個(gè)特點(diǎn):

1. 有清晰的會(huì)議歷程及會(huì)議預(yù)期

　　例如：大多數(shù)開發(fā)和測試的例行溝通會(huì)議，是以明確問題及達(dá)成協(xié)議為主，而不是解決具體的某個(gè)問題，如果過于深入會(huì)導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)，更嚴(yán)重的是隨意決策。

2. 選擇合適的人參與

　　會(huì)議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結(jié)果告知即可。將會(huì)議控制在必要范圍里的好處在于，避免會(huì)議浪費(fèi)其他人員時(shí)間，同時(shí)保證會(huì)議的發(fā)言質(zhì)量。

3. 選擇合適的時(shí)機(jī)

　　合適的時(shí)機(jī)是指要評估與會(huì)人員的時(shí)間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個(gè)時(shí)間開會(huì)的效果如何？例如：項(xiàng)目進(jìn)度非常緊張的情況下，項(xiàng)目組每周舉行耗時(shí)很長的個(gè)人知識(shí)及讀書經(jīng)驗(yàn)分享是不合事宜的。

第三，議而有決，決而有行，行而有果。

　　從結(jié)果導(dǎo)向來看，會(huì)議都是基于某種目標(biāo)而召開的，因此達(dá)成預(yù)定目標(biāo)是非常重要的，會(huì)議過程中，組織者要進(jìn)行有效的時(shí)間控制，出現(xiàn)跑題情況時(shí)要及時(shí)引導(dǎo)糾正，防止參會(huì)人員天馬星空或過于深入細(xì)節(jié)，浪費(fèi)大量時(shí)間。這個(gè)過程可以簡稱為議而有決。決而有行是指，會(huì)議討論出的決策要形成任務(wù)分解，并落實(shí)責(zé)任人。行而有果是指，已經(jīng)分解的任務(wù)要進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)出效果。第三點(diǎn)總結(jié)起來比較簡單，但是往往是我們難以落實(shí)的地方，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)諸如“這個(gè)問題，我們好像上次討論過”的這類情況。

其他一些小技巧羅列如下：

1. 大會(huì)之前通常要有小會(huì)，從而達(dá)成高效

2. 會(huì)議開始前先講解會(huì)議歷程及預(yù)期

3. 會(huì)議上以明確問題、達(dá)成協(xié)議為主，不深入問題討論

4. 會(huì)議上的決策直接指派落實(shí)責(zé)任人

5. 會(huì)議記錄要在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，晚48小時(shí)之內(nèi)

6. 對于例行會(huì)議，可以收集參會(huì)人員的會(huì)議質(zhì)量反饋，進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)