WBS的基本概念和一些應(yīng)用在上面文章已提到過。這里想要介紹的是通過將細(xì)分化了的所有項(xiàng)目要素統(tǒng)一編碼，使其代碼化，WBS還可以充當(dāng)一個(gè)共同的信息交換語言，為項(xiàng)目的所有信息建立一個(gè)共同的定義。這樣，將所有的要素在一個(gè)共同的基礎(chǔ)上相關(guān)聯(lián)，在此基礎(chǔ)上建立信息系統(tǒng)之間的所有信息溝通。應(yīng)用WBS作為信息的共同基礎(chǔ)的大優(yōu)點(diǎn)是，為監(jiān)控及預(yù)測(cè)費(fèi)用、進(jìn)度、實(shí)施不同的項(xiàng)目信息，WBS的應(yīng)用給所有的項(xiàng)目管理人員提供了一個(gè)均可以與之作對(duì)比的一致基準(zhǔn)，并且在大型項(xiàng)目中，由于參加者眾多及人員可能發(fā)生的變化，使所用的全部名詞對(duì)所有的參加者都具有相同意義是很重要的，而WBS通過代碼和代碼字典的編制可使這一點(diǎn)得到保證。
1．WBS－－信息溝通的共同基礎(chǔ)
在現(xiàn)代大型復(fù)雜項(xiàng)目中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時(shí)還會(huì)有政府部門的高技術(shù)設(shè)施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數(shù)量往往相當(dāng)大。這些大項(xiàng)目涉及巨資并歷時(shí)若干年，因此項(xiàng)目開始進(jìn)行時(shí)設(shè)想的項(xiàng)目環(huán)境隨著項(xiàng)目的進(jìn)展有時(shí)會(huì)發(fā)生很大的變化，即我們已多次提到的項(xiàng)目早期階段的不確定性。這要求所有的有關(guān)集團(tuán)要有一個(gè)共同的信息基礎(chǔ)，一種各有關(guān)集團(tuán)或用戶從項(xiàng)目一開始到后完成都能用來溝通信息的工具。這些集團(tuán)包括：業(yè)主、供貨商、承包人、項(xiàng)目管理人員、設(shè)計(jì)人員以及政府有關(guān)部門等等。而一個(gè)涉及恰當(dāng)?shù)腤BS將能夠使這些集團(tuán)或用戶有一個(gè)較精確的信息溝通聯(lián)接器，成為一種相互交流的共同基礎(chǔ)，因?yàn)閃BS具有編碼結(jié)構(gòu)及代碼字典，利用WBS作為基礎(chǔ)來編制預(yù)算、進(jìn)度和描述項(xiàng)目的其他方面能夠使所有與項(xiàng)目有關(guān)的人員或集團(tuán)都明了為完成項(xiàng)目所需作的工作以及項(xiàng)目的進(jìn)程。
2． WBS－－系統(tǒng)綜合與控制的手段
我們已經(jīng)知道，典型的項(xiàng)目控制系統(tǒng)包括進(jìn)度、費(fèi)用、會(huì)計(jì)等不同的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在某種程度上都是相互獨(dú)立的，但是各個(gè)系統(tǒng)之間的系統(tǒng)信息轉(zhuǎn)移是不可缺少的，必須將這些子系統(tǒng)很好地綜合起來，才能真正達(dá)到項(xiàng)目管理的目的。WBS的應(yīng)用可以提供一個(gè)這樣的手段。
在WBS的應(yīng)用中，各個(gè)子系統(tǒng)都利用它收集數(shù)據(jù)，這些系統(tǒng)都是在與WBS有直接聯(lián)系的代碼字典和編碼結(jié)構(gòu)的共同基礎(chǔ)上來接受信息的。由于WBS代碼的應(yīng)用使所有進(jìn)入到系統(tǒng)的信息都是通過一個(gè)統(tǒng)一的定義方法作出來的，這樣能確保所有收集到的數(shù)據(jù)能與同一基準(zhǔn)相比較，并使項(xiàng)目工程師、會(huì)計(jì)師以及其他項(xiàng)目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對(duì)于項(xiàng)目控制的意義是顯而易見的。例如許多項(xiàng)目中的典型問題之一是會(huì)計(jì)系統(tǒng)和進(jìn)度控制系統(tǒng)不是采用完全相同的分類或編碼，但在一個(gè)有組織的共同基礎(chǔ)之上對(duì)成本和進(jìn)度作出統(tǒng)一、恰當(dāng)?shù)慕忉�、分析和預(yù)測(cè)對(duì)于項(xiàng)目的有效管理是非常重要的。此外，各個(gè)子系統(tǒng)之間在WBS基礎(chǔ)上的共同聯(lián)系越多，對(duì)項(xiàng)目控制越有益，因?yàn)檫@樣可以減少或消除分析中的系統(tǒng)差異。
3． WBS的設(shè)計(jì)
WBS的基本要素有三個(gè)：結(jié)構(gòu)、代碼和報(bào)告。
（1） WBS的結(jié)構(gòu)
WBS結(jié)構(gòu)的總體設(shè)計(jì)對(duì)于一個(gè)有效的工作系統(tǒng)來說是個(gè)關(guān)鍵。結(jié)構(gòu)應(yīng)以等級(jí)狀或樹狀來構(gòu)成，使底層代表詳細(xì)的信息，而且其范圍很大，逐層向上。即WBS結(jié)構(gòu)底層是管理項(xiàng)目所需的低層次的信息，在這一層次上，能夠滿足用戶對(duì)交流或監(jiān)控的需要，這是項(xiàng)目經(jīng)理、工程和建設(shè)人員管理項(xiàng)目所要求的低水平；結(jié)構(gòu)上的第二個(gè)層次將比第一層次要窄，而且提供信息于另一層次的用戶，以后依此類推。 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則是必須有效和分等級(jí)，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因?yàn)閷哟翁嗔瞬灰子行Ч芾怼?duì)一個(gè)大項(xiàng)目來說，4到6個(gè)層次足夠了。在某些情況下，可以用兩組，例如，每組5個(gè)層次，一組詳細(xì)搜集直到一個(gè)合同層次或一個(gè)主要設(shè)施層次的數(shù)據(jù)，而另外一組作為與設(shè)施較大的組成部分或較大的合同結(jié)合在一起的上層部分或綜合部分。這種雙層次結(jié)構(gòu)的WBS只要設(shè)計(jì)得當(dāng)也可以工作得很好，而且不限制WBS的發(fā)展。
在設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)的每一層中，必須考慮信息如何向上流入第二層次。原則是從一個(gè)層次到另一個(gè)層次的轉(zhuǎn)移應(yīng)當(dāng)以自然狀態(tài)發(fā)生。此外，還應(yīng)考慮到使結(jié)構(gòu)具有能夠增加的靈活性，并從一開始注意使結(jié)構(gòu)被譯成代碼時(shí)對(duì)于用戶來說是易于理解的。
（2）代碼設(shè)計(jì)
代碼設(shè)計(jì)對(duì)作為項(xiàng)目控制系統(tǒng)應(yīng)用手段的WBS來說是個(gè)關(guān)鍵。不管用戶是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)計(jì)，現(xiàn)場(chǎng)其他職員或高級(jí)管理人員，代碼對(duì)所有的人來說應(yīng)當(dāng)有共同的意義。在設(shè)計(jì)代碼時(shí)，對(duì)收集的信息以及收集信息所用的方法必須仔細(xì)考慮，使信息能自然地通過WBS代碼進(jìn)入應(yīng)用記錄系統(tǒng)。
代碼設(shè)計(jì)與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是有對(duì)應(yīng)關(guān)系的。結(jié)構(gòu)的每一層次代表代碼的某一位數(shù)，有一個(gè)分配給它的特定代碼數(shù)字。在高層次，項(xiàng)目不需要代碼；在第二層次，要管理的關(guān)鍵用代碼的第一位數(shù)來編。如果要管理的關(guān)鍵活動(dòng)數(shù)目小于9，假設(shè)只用數(shù)字編碼，則代碼是一個(gè)典型的一位數(shù)代碼，如果用字母加數(shù)字，此層可能有35個(gè)；下一個(gè)層次代表上述每一關(guān)鍵活動(dòng)所包含的主要任務(wù)，這個(gè)層次將是一個(gè)典型的兩位數(shù)代碼，其靈活性范圍為99以內(nèi)，或者，如果再加上字母，則大于99；以下依此類推。如果結(jié)構(gòu)有26個(gè)層次，需要的代碼至少有20位，那未免太長(zhǎng)了，這也是結(jié)構(gòu)層次不宜過多的原因之一。
在一個(gè)既定的層次上，應(yīng)盡量使同一代碼適用于類似的信息，這樣可以便代碼更容易理解。此外，設(shè)計(jì)代碼時(shí)還應(yīng)考慮到用戶的方便，使代碼以用戶易于理解的方式出現(xiàn)。例如，在有的WBS設(shè)計(jì)中，用代碼的第一個(gè)字母簡(jiǎn)單地給出其所代表的意義，例如用M代表人力，用E代表設(shè)備綽。
（3）報(bào)告設(shè)計(jì)
設(shè)計(jì)報(bào)告的基本要求是以項(xiàng)目活動(dòng)為基礎(chǔ)產(chǎn)生所需的實(shí)用管理信息，而不是為職能部門產(chǎn)生其所需的職能管理信息或組織的職能報(bào)告。即報(bào)告的目的是要反映項(xiàng)目到目前為止的進(jìn)展情況，通過這個(gè)報(bào)告，管理部門將能夠去判斷和評(píng)價(jià)項(xiàng)目各個(gè)方面是否偏離目標(biāo)，偏離多少。
