對(duì)一個(gè)IT項(xiàng)目來講重要的部分應(yīng)該是項(xiàng)目的啟動(dòng)階段,項(xiàng)目只有真正啟動(dòng)了才談得上IT項(xiàng)目的管理方法和技巧,項(xiàng)目啟動(dòng)階段準(zhǔn)備的充足與否往往決定著一個(gè)項(xiàng)目的成敗,所以對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)管理形成統(tǒng)一的認(rèn)知,對(duì)于甲方實(shí)施IT項(xiàng)目來說有著非常重要的意義。一般來說,項(xiàng)目的啟動(dòng)管理可以劃分為以下幾個(gè)階段:
一、意向提出階段
在意向提出階段,業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)需要由信息化手段來實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求,并提出建設(shè)信息化系統(tǒng)的期望。由于信息化項(xiàng)目的意向伴隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程,因此,對(duì)于意向的統(tǒng)籌管理與規(guī)劃對(duì)企業(yè)的信息化部門始終是一個(gè)難題。
對(duì)于有集中業(yè)務(wù)規(guī)劃期間的企業(yè),意向的產(chǎn)生經(jīng)常集中在業(yè)務(wù)規(guī)劃期間,比如:財(cái)年末,業(yè)務(wù)對(duì)自身的模式進(jìn)行盤點(diǎn)期間,往往產(chǎn)生業(yè)務(wù)模式的改進(jìn)或改革的需求,從而對(duì)信息化工具產(chǎn)生需求。在這一時(shí)間產(chǎn)生的想法或需求,往往不是很成熟,不確定性很大,后期變化的風(fēng)險(xiǎn)也很高。但這一時(shí)期,也是意向集中,易于統(tǒng)籌規(guī)劃的時(shí)期。信息化部門通常在這一時(shí)期,對(duì)所有的意向進(jìn)行收集,分類整理,初步形成項(xiàng)目建設(shè)清單。并考慮公司戰(zhàn)略重點(diǎn)與資源投入的約束,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行排序,以確定建設(shè)重點(diǎn)。
對(duì)于不在集中規(guī)劃時(shí)期提出的項(xiàng)目意向,正如案例中出現(xiàn)的一樣,往往會(huì)影響到原有的整體規(guī)劃與計(jì)劃,各方面的論證更應(yīng)謹(jǐn)慎,比如,項(xiàng)目的必要性、投入的合理性、資源到位的可能性,對(duì)已建和在建系統(tǒng)的影響等等。信息化管理部門可以通過建立一些制度與流程,對(duì)業(yè)務(wù)需求的意向進(jìn)行引導(dǎo),盡量使意向在集中規(guī)劃時(shí)期提出。
意向提出作為項(xiàng)目啟動(dòng)的一個(gè)階段來管理,其意義在于:對(duì)意向進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,保證系統(tǒng)建設(shè)的整體合理性。
二、需求分析階段
在受理了項(xiàng)目的意向以后,進(jìn)入對(duì)項(xiàng)目需求的分析階段。這一階段需要有信息化人員與業(yè)務(wù)人員組成的小組,對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研與分析。采用的方法主要包括各業(yè)務(wù)層次人員訪談、會(huì)議。
在這一階段,往往出現(xiàn)案例中的情況,信息化人員可能認(rèn)為業(yè)務(wù)的需求不清晰,而業(yè)務(wù)認(rèn)為自己的需求已經(jīng)十分清晰。解決這個(gè)矛盾的關(guān)鍵在于,要有詳細(xì)的管理控制方法,引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行需求的細(xì)化。如,制定需求分析報(bào)告的框架,針對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)形成文檔。一般來說,需求分析包括以下內(nèi)容:
當(dāng)前業(yè)務(wù)流程分析、未來業(yè)務(wù)流程分析、當(dāng)前業(yè)務(wù)與未來業(yè)務(wù)的差異分析、信息化功能點(diǎn)需求、對(duì)將來系統(tǒng)的非功能需求,如:性能需求,環(huán)境需求,安全需求等、需求的優(yōu)先次序、需求分析報(bào)告形成以后,還需要組織對(duì)需求的評(píng)審,以達(dá)成項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)需求的一致認(rèn)可。
三、可行性方案論證階段
可行性方案的論證是項(xiàng)目啟動(dòng)階段的關(guān)鍵活動(dòng),它的質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的實(shí)施效果。論證小組一般由企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)與IT技術(shù)兩方面的人員組成,視項(xiàng)目的重要程度、難度與規(guī)模,可能還需要企業(yè)外部的專業(yè)顧問資源。
可行性方案論證的目的是通過確認(rèn)管理體系和系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架,從而確認(rèn)未來的管理和技術(shù)方案是否有效。它立足于項(xiàng)目從管理上、技術(shù)上、實(shí)現(xiàn)上的難點(diǎn)進(jìn)行闡述,逐步理清楚客戶的需求。并在需求的基礎(chǔ)上,規(guī)劃總體解決方案,以作為項(xiàng)目投入產(chǎn)出評(píng)估的依據(jù)、產(chǎn)品選型的依據(jù),以及后續(xù)實(shí)施方案的約束。
產(chǎn)品選型的依據(jù):可行性方案的制定是建立在業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上,是不受任何產(chǎn)品影響的。因而它是后續(xù)產(chǎn)品選型的依據(jù),它使得企業(yè)可以在產(chǎn)品選型過程中始終堅(jiān)持從自身的需求和規(guī)劃為原則選擇產(chǎn)品與方案,而不至于受到供應(yīng)商解決方案的誤導(dǎo)。
實(shí)施方案的約束:可行性方案與實(shí)施方案是總體設(shè)計(jì)與詳細(xì)設(shè)計(jì)之間的關(guān)系?尚行苑桨该枥L了總體的業(yè)務(wù)方案與技術(shù)架構(gòu),而實(shí)施方案是可行性方案在各方面的細(xì)化。此外,圍繞可行性方案從管理上、技術(shù)上、實(shí)現(xiàn)上對(duì)難點(diǎn)進(jìn)行的闡述,可以有效地開展項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析,制定項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理策略,為項(xiàng)目的成功提供保障。
四、產(chǎn)品選型階段
當(dāng)可行性方案需要通過選擇新的產(chǎn)品來完成時(shí),進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)管理的產(chǎn)品選型階段。在該階段,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步的篩選以后,根據(jù)需求與方案要求,制定招標(biāo)文檔,接收供應(yīng)商的項(xiàng)目解決方案,并根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,選出2個(gè)以上的供應(yīng)商進(jìn)入商務(wù)談判。并在立項(xiàng)報(bào)告審批通過以后,與供應(yīng)商簽署合同。 創(chuàng)建RFP:根據(jù)需求階段與可行性方案階段分析的結(jié)果,制定向供應(yīng)商招標(biāo)的文檔。
1、解決方案評(píng)估:制定產(chǎn)品選型評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)是該活動(dòng)的核心,它包括:應(yīng)用軟件評(píng)估:對(duì)產(chǎn)品本身的功能、性能、體系架構(gòu)、用戶友好性、市場(chǎng)評(píng)價(jià)、費(fèi)用等方面進(jìn)行考察;
2、軟件運(yùn)行環(huán)境評(píng)估:對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行所需要的服務(wù)器、客戶機(jī)的軟硬件配置進(jìn)行評(píng)估。這是很容易被忽略的一部分,又是有可能對(duì)后續(xù)實(shí)施投入影響大的一部分,尤其是在客戶端數(shù)量大,環(huán)境復(fù)雜的情況下。
3、項(xiàng)目實(shí)施評(píng)估:在信息系統(tǒng)的建設(shè)中,項(xiàng)目實(shí)施方法與能力已經(jīng)成為項(xiàng)目成敗的重要環(huán)節(jié),因此對(duì)服務(wù)商實(shí)施能力的評(píng)估顯得尤為重要。評(píng)估內(nèi)容主要包括:實(shí)施方法、實(shí)施費(fèi)用、實(shí)施周期、實(shí)施顧問經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)相似實(shí)施案例的考察。
4、培訓(xùn)與售后服務(wù)評(píng)估:包括考察培訓(xùn)方式、費(fèi)用、售后服務(wù)方式、費(fèi)用、響應(yīng)時(shí)間等。
5、 供應(yīng)商評(píng)價(jià)評(píng)估:對(duì)供應(yīng)商的基本面進(jìn)行評(píng)估,如供應(yīng)商的規(guī)模、業(yè)績(jī)、合同語言和仲裁地、與客戶的合作策略等方面。
6、效益風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:即項(xiàng)目的投入與產(chǎn)出的評(píng)估。這是難評(píng)估的一項(xiàng),當(dāng)前在信息化項(xiàng)目中尚沒有形成較完備的投入產(chǎn)出的量化評(píng)估指標(biāo),多是采用一些定性的分析與比較。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟