項(xiàng)目管理技術(shù)的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展密不可分，隨著計(jì)算機(jī)性能的迅速提高，大量的項(xiàng)目管理軟件涌現(xiàn)出來。它們可以用于各種商業(yè)活動(dòng)，提供便于操作的圖形界面，幫助用戶制定任務(wù)、管理資源、進(jìn)行成本預(yù)算、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度等。

具備的功能

目前，市場(chǎng)上大約有120多種項(xiàng)目管理軟件工具。這些軟件各具特色，各有所長(zhǎng)。這里列出大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件具備的主要功能。

1．成本預(yù)算和控制

輸入任務(wù)、工期，并把資源的使用成本、所用材料的造價(jià)、人員工資等一次性分配到各任務(wù)包，即可得到該項(xiàng)目的完整成本預(yù)算。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，可隨時(shí)對(duì)單個(gè)資源或整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本及預(yù)算成本進(jìn)行分析、比較。

2．制定計(jì)劃、資源管理及排定任務(wù)日程

用戶對(duì)每項(xiàng)任務(wù)排定起始日期、預(yù)計(jì)工期、明確各任務(wù)的先后順序以及可使用的資源。軟件根據(jù)任務(wù)信息和資源信息排定項(xiàng)目日程，并隨任務(wù)和資源的修改而調(diào)整日程。

3．監(jiān)督和跟蹤項(xiàng)目

大多數(shù)軟件都可以跟蹤多種活動(dòng)，如任務(wù)的完成情況、費(fèi)用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是用戶定義一個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃，在實(shí)際執(zhí)行過程中，根據(jù)輸入當(dāng)前資源的使用狀況或工程的完成情況，自動(dòng)產(chǎn)生多種報(bào)表和圖表，如“資源使用狀況”表、“任務(wù)分配狀況”表、進(jìn)度圖表等。還可以對(duì)自定義時(shí)間段進(jìn)行跟蹤。

4．報(bào)表生成

與人工相比，項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)突出功能是能在許多數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上，快速、簡(jiǎn)便地生成多種報(bào)表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源圖表、日歷等。

5．方便的資料交換手段

許多項(xiàng)目管理軟件允許用戶從其他應(yīng)用程序中獲取資料，這些應(yīng)用程序包括Excel、Access、Lotus或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫。一些項(xiàng)目管理軟件還可以通過電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息，項(xiàng)目人員通過電子郵件獲取信息，如新的項(xiàng)目計(jì)劃、當(dāng)前任務(wù)完成情況以及各種工作報(bào)表。

6．處理多個(gè)項(xiàng)目和子項(xiàng)目

有些項(xiàng)目很大而且很復(fù)雜，將其作為一個(gè)大文件進(jìn)行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子項(xiàng)目后，可以分別查看每個(gè)子項(xiàng)目，更便于管理。另外，有可能項(xiàng)目經(jīng)理或成員同時(shí)參加多個(gè)項(xiàng)目的工作，需要在多個(gè)項(xiàng)目中分配工作時(shí)間。通常，項(xiàng)目管理軟件將不同的項(xiàng)目存放在不同的文件中，這些文件相互連接。也可以用一個(gè)大文件存儲(chǔ)多個(gè)項(xiàng)目，便于組織、查看和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。

7．排序和篩選

大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件都提供排序和篩選功能。通過排序，用戶可以按所需順序?yàn)g覽信息，如按字母順序顯示任務(wù)和資源信息。通過篩選，用戶可以指定需要顯示的信息，而將其他信息隱藏起來。

8．安全性

一些項(xiàng)目管理軟件具有安全管理機(jī)制，可對(duì)項(xiàng)目管理文件以及文件中的基本信息設(shè)置密碼，限制對(duì)項(xiàng)目文件或文件中某些數(shù)據(jù)項(xiàng)的訪問，使得項(xiàng)目信息不被非法之徒盜取。

9．假設(shè)分析

“假設(shè)分析”是項(xiàng)目管理軟件提供的一個(gè)非常實(shí)用的功能，用戶可以利用該功能探討各種情況的結(jié)果。例如，假設(shè)某任務(wù)延長(zhǎng)一周，則系統(tǒng)能計(jì)算出該延時(shí)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)各種情況的不同結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化，更好地控制項(xiàng)目的發(fā)展。

常見的項(xiàng)目管理軟件

根據(jù)項(xiàng)目管理軟件的功能和價(jià)格水平，大致可以劃分為兩個(gè)檔次：一種是供專業(yè)項(xiàng)目管理人士使用的項(xiàng)目管理軟件，這類軟件功能強(qiáng)大，價(jià)格一般在2000美元以上，如Primavera公司的P3、Gores技術(shù)公司的 Artemis、ABT公司的WorkBench、Welcom公司的OpenPlan等。另一類是低檔項(xiàng)目管理軟件，應(yīng)用于一些中小型項(xiàng)目，這類軟件雖功能不很齊全，但價(jià)格較便宜，如 TimeLine公司的TimeLine、Scitor公司的Project Scheduler、Primavera公司的 SureTrak、Microsoft公司的Project 2000等。

1．Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2000是一種功能強(qiáng)大而靈活的項(xiàng)目管理工具，可用于控制簡(jiǎn)單或復(fù)雜的項(xiàng)目。它能夠幫助您建立項(xiàng)目計(jì)劃、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，并在執(zhí)行過程中追蹤所有活動(dòng)，使用戶實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度的完成情況、實(shí)際成本與預(yù)算的差異、資源的使用情況等信息。

Microsoft Project 2000的界面標(biāo)準(zhǔn)、易于使用，具有項(xiàng)目管理所需的各種功能，包括項(xiàng)目計(jì)劃、資源的定義和分配、實(shí)時(shí)的項(xiàng)目跟蹤、多種直觀易懂的報(bào)表及圖形、用Web頁面方式發(fā)布項(xiàng)目信息、通過Excel、Access或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫存取項(xiàng)目文件等。