3.用戶測試
在軟件正式交給用戶使用之前,在下列方面進行綜合測試:
對自定義的各種編碼進行檢驗
對自定義的各種流程進行驗證
對軟件執(zhí)行結果進行檢驗
對軟件或定義過程中可能存在的問題進行檢驗
4.培訓
PowerOn 是關于項目管理的軟件。項目管理的實施涉及到企業(yè)各個方面,也涉及到企業(yè)各個部門的 人 。 軟 件 終 是 要 靠 人 去 實 施 的 。 因 此 , 在PowerOn 的實施過程中,要自始至終抓住關鍵的因素:人(包括各級領導、管理人員和所有與系統(tǒng)相 關 的 全 體 人 員 ) 的 因 素 。 要 讓 這 些 人 了 解PowerOn,適應 PowerOn,使用 PowerOn 系統(tǒng)。因此,在 PowerOn 實施過程中,首先要培訓與系統(tǒng)有關的所有人員,使他們掌握應用 PowerOn 系統(tǒng)必要的知識和方法,并在使用中達到熟練掌握,應用得心應手。在錦界工程中,我們的做法是:針對不同情況,以多種多樣的培訓方式對不同人群進行針對性的、點對點的多層次的培訓。具體如下:
針 對 全 體 人 員 進 行 總 體 培 訓 , 使 他 們 對PowerOn 有一個概括性地了解(初期)針對各個模塊對各個專業(yè)人員進行針對性地培訓,詳盡地講解本模塊的具體操作對公用部分集中進行全體人員培訓,比如軟件運行過程中各種管理流程的培訓,培訓的同時對每個角色應當承擔的責任和注意事項講解清楚針對不同時段到達項目部的管理人員和技術人員,一對一地培訓針對運行過程中使用人員提出的問題,一對一地進行解答。對于共性問題,集中相關人員集中交代。
在 PowerOn 的培訓過程中,我們嘗試了獨到的培訓方法:首先培訓一批骨干,讓他們能夠比較熟練地掌握系統(tǒng)的流程和具體操作,然后讓他們作為老師,正式講課,培訓其他人員(對自己的業(yè)務熟悉,一旦掌握 PowerOn 后,理解的要比我們實施人員深刻)。這種效果非常好?梢匝杆偈贡姸嗟膽谜呦浖纳衩馗泻臀窇指,迅速融入到系統(tǒng)中。
除對使用 PowerOn的人員進行技術上的培訓之外,對相關人員進行轉變觀念的培訓也至關重要。通過對 PowerOn 的應用,提高各級、各層次人員對項目管理的認識,特別是廣大的管理人員對傳統(tǒng)管理模式觀念的轉變,讓他們感覺到對他們來說,PowerOn 是一種很好的工具,要實現(xiàn)企業(yè)的信息化管理,PowerOn 是幫助他們實現(xiàn)目標的有效手段,是因為有了 PowerOn使他們成為了信息化管理的參與者,成為了信息化管理的主導者。讓各級領導、管理人員和廣大技術人員認識到自己是 PowerOn系統(tǒng)的真正主人。實施工程管理信息化,必須依靠象PowerOn 這樣的管理系統(tǒng)才能成功。此外,通過培訓除了使這些管理者了解 PowerOn 的思想和功能,了解企業(yè)實施 PowerOn 系統(tǒng)的必要性之外,同時也要使他們充分認識到面對這樣一個全新的系統(tǒng)所應面對的困難和自己在實施工作中應盡的責任。使自己盡快地進入角色,與實施小組的人員密切配合,詳盡地提出自己的要求和見解,努力掌握好本崗位的應用技能,增強信心和熱情。認真參與實施工作。我們覺得,培訓工作只有這樣,才能使一個復雜的系統(tǒng)被眾多的管理人員所接受,才能使他們從思想上認識和重視 PowerOn,PowerOn 系統(tǒng)在施工現(xiàn)場才具有生命力,才能夠在施工現(xiàn)場得以真正地推廣。
5.跟蹤執(zhí)行
軟件試運行之后,試運行到正式運行這段時間尤其關鍵。實施人員要做的是密切跟蹤各個環(huán)節(jié)的運行情況。在這個階段,我們的做法是:實施人員跟蹤到每個單位或部門,實際了解軟件執(zhí)行情況。在實施過程中用戶提出的問題及時進行解決,有什么不懂的隨時進行培訓,在每個模塊試運行的時候都有實施人員進行全程跟蹤和輔導;另外,允許用戶出錯,給他們提供在實際工作過程中練習的機會,提供給他們改正錯誤的機會,給他們一個從熟練到成熟的過程。讓他們從不斷地修正自己的錯誤中鍛煉出來。從而完成自己的日常工作。制定相應流程,形成制度:對于材料申請、材料發(fā)放、質量報驗、采購評審、聯(lián)系單審批等等審批流程相對固定的,我們統(tǒng)一進行預處理流程定義,并且繪制流程圖,在流程圖中,審批過程中的每個環(huán)節(jié),明確責任人、明確責任事項、同時明確每個環(huán)節(jié)應當注意的事項。這個過程其實是將項目部的管理制度圖解化,將制度條款分解到審批過程中的每個步驟中,真正將原來的若干管理制度融合在PowerOn中。實現(xiàn)傳統(tǒng)的管理方法與 PowerOn 有機的結合。這種流程每個相關人員手中都有一份,在執(zhí)行 PowerOn 時要求嚴格執(zhí)行。針對每個模塊輔導到每一個人:每個模塊都會涉及到一批人,人和人之間業(yè)務水平還是有差別的。實施人員從每個模塊的起始點,按照程序運行的流程,一步一步跟蹤,對涉及到的每一個人逐個檢查,直到流程結束。逐一落實,確保每個人能夠獨立工作:在流程檢查的過程當中,在確保操作人員清楚整個過程的前提下,由操作人員親自操作,直至成功。關鍵人員單獨進行培訓:對于領導,特別是系統(tǒng)實施以后進入現(xiàn)場的領導,一對一地單獨培訓,并且進行多次跟蹤培訓指導,直到對系統(tǒng)過程和自己應當承擔的責任完全清楚,能夠獨立操作為止。
6.改進、完善
對軟件設計過程中未曾考慮到而實際工作中確實需要的功能,由用戶反映上來之后,經(jīng)過整理,確認是共性問題的,提交給普華公司,進行功能上的完善。結合錦界工程,先后對下列問題做了較大幅度的改進:共性問題,如軟件設計中錯誤的修正等功能的增加,改動大的部分為二級成本核算的功能增加軟件易用性的改善。
PowerOn 系統(tǒng)應用現(xiàn)狀和效果
1. 管理模式和用戶習慣的轉變
應用 PowerOn以后可以說對原來的管理模式和用戶習慣產生了很大影響,從手工模式轉到計算機管理模式、從原來的陌生到熟悉、從開始的擔心到后來的放心、從原來的復雜到現(xiàn)在的簡單、從開始的 拒 絕 到 現(xiàn) 在 應 用 的 得 心 應 手 等 等 , 通 過 對PowerOn 的實施,在下列諸方面發(fā)生了巨大的轉變:管理更加規(guī)范、有序,程序化;
各種計劃;材料計劃(請購單)、機具使用計劃(機具使用申請單)、質量檢查計劃、費用計劃讓工程管理變得有目標性;
WBS 上的人、材、機各種資源的加載,作業(yè)和費用、安全、質量的關聯(lián),讓項目的實際成本跟蹤成為現(xiàn)實;
實現(xiàn)了人、材、機實際成本的跟蹤;
各個工地反饋相應項目上的人工工日、機具臺班,材料自動根據(jù)領料記錄來計算,由此統(tǒng)計出各個項目的人、材、機實際成本數(shù)據(jù);
公司二級成本核算更具科學性;
二級核算功能的完善讓控制二級承包單位成本的工作變得很簡單。
2. 原始數(shù)據(jù)的跟蹤變得簡單
易于跟蹤合同執(zhí)行情況;
強大的合同費用管理功能,讓合同跟蹤變得很簡單,招標記錄、各種合同臺帳、進度款申請功能等包含了合同費用管理的全部過程;
資金來龍去脈清楚;