摘要：本文以一個《知識產(chǎn)權(quán)保護系統(tǒng)》項目為案例對項目管理中的項目跟蹤管理進行討論和論述，本項目是一個計算機信息系統(tǒng)集成項目。在本項目中，我擔任項目經(jīng)理一職，對整個項目終負責。

　　本項目的大特點是項目的技術(shù)難度高，未知的技術(shù)風險大，加上公司對這方面的技術(shù)積累很少，所以要想成功的完成該項目，項目經(jīng)理必須對項目執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)進行嚴格的跟蹤控制管理。

　　現(xiàn)在大家都在大談要做好項目控制，大到三峽工程項目、神州號飛船項目，小到一個聚會，任何一個項目的成功都離不開對整個項目的跟蹤控制過程。了解項目管理的人都知道項目管理中有個“金三角”，即時間、質(zhì)量、成本，要想讓項目按時、按質(zhì)、并且不超出預算成本的前提下，能夠完成項目目標，項目經(jīng)理必須從時間、質(zhì)量、成本三個方面嚴格的對項目全過程進行跟蹤控制管理。

　　本文將從時間、質(zhì)量、成本三個方面來闡述在本人負責的本項目中是如何進行跟蹤控制管理。

正文

　　什么是項目，以及什么是項目管理，在這里本人不用說明，相信大家都非常清楚。然而在進行正式的闡述本人是如何在項目執(zhí)行過程中進行項目的跟蹤控制管理之前，我要向大家說明一個原則：不要害怕問題，項目本身是一個大問題，我們努力完成項目的過程是解決問題的過程，所有問題解決了，項目成功了。

　　有一則故事這樣說到：一次，有一位很有志向、也很能干的小伙子坐在公園的長椅上滿臉的惆悵，原因是他近的工作中出現(xiàn)了很多問題，小伙子對自己幾乎都失去信心了。這時走過來一位熱心人，遞給了他一張名片，并讓他第二天去找他。第二天，小伙子果然去找了這位熱心的人，該位熱心的人用車把小伙子拉到一座墓地，指著這篇墓地對小伙子說道：“看看這些躺在地下的人，只有向他們才不會有問題”。小伙子這時徹底領(lǐng)悟了熱心人的意思，對熱心人感激的說道：“謝謝您，我知道怎么做了”。

　　上面這則故事告訴我們，不要害怕問題，這個世界到處都存在問題，我們應該積極的去解決問題。生活如此，項目亦同理。

　　這樣一來，我們把項目看做一個大問題，我們要做的是把這些大問題逐個分解，逐步細分，直到細分成便于控制和解決的小問題，然后對這些小問題一一解決，等到我們把所有的小問題都解決了，項目也成功了。

　　故事聽完了，回到項目上來，由于該項目的技術(shù)難度大，技術(shù)風險高的特點，所以前期的項目調(diào)研工作至關(guān)重要。為了保證我們“做正確的事”，在項目前期，我們做了大量的調(diào)研工作：包括技術(shù)調(diào)研、市場調(diào)研等等。在調(diào)研過程中，對于項目中顯示的以及潛在的隱性風險，我們進行了風險分析和評估，并且制定出了一套風險應對計劃。調(diào)研結(jié)束后，該項目進行了正式的立項。

　　立項完成后，我們定義了項目章程和項目范圍說明書，對項目規(guī)定的時間、質(zhì)量、成本、以及項目范圍進行了詳細的定義和說明。隨后，項目正式啟動，并且本人被任命為該項目的項目經(jīng)理。

　　按照項目管理中的定義，項目經(jīng)理的到位標志著項目的正式啟動，之后的一切開發(fā)和項目管理活動是項目經(jīng)理必須進行協(xié)調(diào)和控制的工作內(nèi)容。項目管理過程中的每個階段的工作都有著明確的目的和作用，立項的目的是保證“做正確的事情”，立項之后的一切開發(fā)和項目管理活動是保證“正確的做事情”，項目經(jīng)理的很大一部分工作是保證“正確的做事”。只有從這兩點出發(fā)，才能保證項目的成功。

　　上面說了那么多，好像還是沒有說到正題。但上文中提到的內(nèi)容是一個項目成功的必要條件。沒有立項前的大量調(diào)研工作的投入，即不能保證“做正確的事情”，后面的一切開發(fā)和項目管理活動做的再好都是無用功。下面將從時間、質(zhì)量、成本三個方面分別詳細描述如何進行項目跟蹤控制管理。

一、 做好時間管理和控制，避免項目進度延遲

　　項目計劃的制定對一個項目的成功起著至關(guān)重要的作用。在做項目計劃的時候，我采用了項目管理中的三個比較常用的技術(shù)：工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、甘特圖（GANT）、（計劃評審技術(shù)）PERT。

　　首先，通過WBS ，將項目分解成若干工作任務，每個人有自己的工作任務與職責，使項目組團隊成員都能明確自己的職責，然后通過郵件分別發(fā)送到各個成員的油箱。WBS制作完當天下班前組織項目啟動會議，讓項目團隊的每個成員在會議上復述自己的工作任務與職責，確保成員都能清晰的明確自己的工作任務。

　　在團隊成員都明確自己的工作任務后，要求每個人都必須完成一份項目承諾書。

　　完成WBS 后，接著我開始用project 2003制作了一副甘特圖，在GANT中清晰的顯示出各個工作的時間長度及截止時間和項目里程碑。后結(jié)果證明GANT 對后面的項目跟蹤控制提供了很大的方便，同時也為項目的進度跟蹤提供了依據(jù)與參考。

　　為了更好的給項目做預算，并估計項目的時間，我采用了PERT 中的單代號網(wǎng)絡圖來尋找項目的關(guān)鍵路徑，并給出各個工作的松動時間差。在制作項目計劃時，考慮到很多技術(shù)對于公司目前的知識積累幾乎為零，一切必須從零開始研究與探索，而這些工作都是關(guān)鍵路徑上的工作，我給這些工作任務留出了適當?shù)乃蓜訒r間差。后實踐結(jié)果證明，我的這種做法是正確的，在項目實際實施的過程中對于關(guān)鍵路徑上的工作遇到困難時，我采取了集中公關(guān)、項目技術(shù)研討會的形式進行控制；而對于非關(guān)鍵路徑上的工作，采用適當?shù)膲嚎s工時，加班的方法控制。

　　然而計劃做的再好，沒有有效的執(zhí)行等于沒做，所以在項目的進度跟蹤與控制方面，我采用的如下的方法：

1）通過webcalender 讓項目組成員每天填寫webcalender ，以便項目經(jīng)理和公司領(lǐng)導清楚的知道項目進展情況和每個人的情況，也便于項目經(jīng)理及時發(fā)現(xiàn)項目當前存在的問題并且快速的做出相應的調(diào)整，webcalender 給項目經(jīng)理實時跟蹤項目進度帶來了很大方便。

　　然而，Webcalendar 只能記錄團隊成員每天進行了那些工作，不能從一個大的方面對項目整體進展狀況進行描述，填寫Webcalendar 的作用之一只是培養(yǎng)項目團隊成員寫每日工作備忘錄的習慣。為了彌補Webcalendar 的不足，我編制了一份《項目團隊成員每周工作報告》，本人要求團隊成員每周五下班前半個小時內(nèi)將本周完成的任務，下周需要完成的工作、本周工作中遇到的問題、本周還未完成的任務以及沒有完成的原因在該報告中詳細填寫，并發(fā)送項目經(jīng)理。項目經(jīng)理對每位項目團隊成員的周工作報告進行匯總，找出項目中存在的問題，一致性的問題組織會議進行討論，通過頭腦風暴法解決存在的問題，并根據(jù)實際情況對項目計劃進行調(diào)整。

　　要使項目在良好的環(huán)境中進行，只從每周、每日的工作上進行控制還不能達到全局的效果。所以在本項目中，一份反應每月項目組成員工作情況的表單同樣是不可或缺，基于此，本人編寫了一份《個人任務跟蹤列表》，該表記錄了各位團隊成員當前有那些任務以及各個任務的時間段，并用不同的顏色標明任務進展狀況。項目經(jīng)理和公司領(lǐng)導只要查看此表能知道項目進行的程度，并且此表還能作為團隊成員績效考核的依據(jù)。

2）項目團隊成員每天上班前半個小時內(nèi)將當天的工作任務填寫到Webcalendar中，并在下班前重新編輯Webcalendar 內(nèi)容，主要是將當天工作任務的完成情況、工作成果描述填寫完整，并補充填寫當天的臨時任務。所有的工作成果必須上傳到文檔服務器或代碼服務器上，以便項目經(jīng)理及時了解當前每個人的工作進度，并做好項目進度控制。

3）每周五下午下班前一個小時進行本周的項目總結(jié)，項目團隊的每個成員必須陳述本周各自工作的進度以及遇到的問題，并陳述下周的工作重點和需解決的問題。

4）每周一上午9：00 召開項目例會，再一次強調(diào)本周工作重點，每個成員用3分鐘的時間陳述，會議時間控制在半個小時左右。

5）項目成員沒有完成本周任務的需以書面的形式寫明沒有完成的原因；

6）項目經(jīng)理每周對項目進展情況進行匯總，并召開讓每位項目組成員明確項目的進度，每月月末項目經(jīng)理通過項目組成員填寫的《個人任務跟蹤列表》對項目整體情況進行評估和重新規(guī)劃調(diào)整，這也正印證了項目經(jīng)理的工作職責之一：計劃、計劃、再計劃。

　　是否按照上面提到的6點做了能保證項目的進度呢？以前經(jīng)歷的多次事實證明并非如此，項目經(jīng)理要想對項目進度真正做到心中有數(shù)，還需要多做些其他工作。

在本項目中，我采取了一種走動式管理的方式。具體做法如下：

1） 每天早上上班前一個小時內(nèi)PM 向每一位開發(fā)人員詢問當前項目進展情況，有什么問題沒有解決，估計需要多長時間，讓開發(fā)人員給出一個時間，然后說明自己期望的時間期限或者項目規(guī)定要求的期限，同時詢問項目組成員需要那些幫助，對于能夠給予的幫助，盡力幫助隊員解決。

2） 每天下班前一個小時內(nèi)，再次詢問各個隊員的完成情況以及還有那些工作沒有完成，原因是什么，需要什么幫忙，未完成的工作估計時間多長等等，做到有問題及時溝通解決;

3） 每周周例會上，項目組成員對各自的負責的部分進行匯報，對于沒有完成的工作作出時間估算，本周完成了那些工作，那些工作在時間上有延誤，原因是什么，下周的工作安排等等.對于項目中的問題，在會議上分析原因，并盡量在會議上談論找出解決辦法.另外，項目周例會上指派一名人員進行會議記錄，會議記錄的內(nèi)容在散會后通過郵件發(fā)送到每個團隊成員的郵箱.

通過實踐證明，采取該管理方式具有如下的好處：

1） 看得見的管理，通過面對面的詢問的方式，能夠項目中存在的問題和項目當前的進度進行一個直接的溝通，以直接和快捷的方式獲取項目當前的信息;

2） 更直接，更快捷的獲取當前的項目進展狀況及各個隊員目前的進度情況 ，便于及時的調(diào)整項目計劃，同時也為項目的跟蹤與控制提供了依據(jù)(及時性和真實性);

對于項目進度跟蹤和控制，不同的人會采取不同的管理方式，但目的只有一個，保證項目按期完成。