IT項目如何做好預算和成本控制？IT項目成本管理小建議

IT項目成本管理包括確保在批準的預算范圍內(nèi)完成項目所需的各個過程，我們必須明確項目范圍、交付時間和成本估算，努力減少和控制成本滿足項目需求。

IT項目成本管理的內(nèi)容

一般而言，IT項目的成本管理主要步驟：

1、識別項目成本動因

成本動因是揭示成本費用開銷的業(yè)務(wù)驅(qū)動因素，依據(jù)成本動因來進行成本分類，可以幫助我們較快地透過財務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中隱含的問題。盡管成本動因隨項目所處的業(yè)務(wù)環(huán)境、項目類型不同而變化，但一般說來，IT項目成本可以分為以下四類：

（1）人力資源成本：與項目人員相關(guān)的成本開銷，包括：項目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時雇員薪金、加班工資等。

（2）資產(chǎn)類成本：資產(chǎn)購置成本，指產(chǎn)生或形成項目交付物所用到的有形資產(chǎn)，包括：計算機硬件、軟件、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電信設(shè)備、安裝工具等。

（3）管理費用：用于項目環(huán)境維護，確保項目完工所支出的成本，包括：辦公室供應(yīng)、房屋（租金，設(shè)備）、支持服務(wù)等。

（4）項目特別費用：在項目實施以及完工過程中的成本支出，包括：差旅費、餐費、會議費、印刷及復印等費用。

2、項目成本估算和預算

（1）成本估算影響因素

項目預算將項目的預期投入成本予以量化，這一預算必須建立在對項目可能發(fā)生的成本和費用合理、實際的估算基礎(chǔ)上。項目成本估算既要富于科學理性，也要借助邏輯判斷和經(jīng)驗常識的積累。

事實上，已有類似項目的成本數(shù)據(jù)對現(xiàn)有項目的參考價值最大。在項目成本估算時，我們還應(yīng)考慮下列一些重要因素：

①項目中涉及的特定成本因素依賴于項目的需求；

②過去類似項目的成本支出情況；

③項目參與者的意見和反饋。

（2）成本估算方法

成本估算時，應(yīng)盡可能多搜集相關(guān)信息、經(jīng)驗和意見，下列估算方法和計算公式可以在進行成本估算時參考：

再精確的項目成本估算也只是估算，依據(jù)這些估算而制定的項目預算不可能一成不變。項目會經(jīng)常有所調(diào)整，項目外部環(huán)境的變化也會影響項目成本費用的支出。為了應(yīng)付這種不確定性，項目經(jīng)理在準備項目預算時通常會考慮"機動因素"，這一"機動因素"通常以項目預計成本的5%-10%來計提，以應(yīng)對不可預料情況的發(fā)生。

（3）成本預算

成本預算定義：成本預算是將項目成本估算分配給單個工作任務(wù)，制定一個成本基準計劃以衡量項目績效。

成本預算中應(yīng)該包括項目中所有期望完成的工作的成本。還會有一些未被識別的其他活動也需要加入到這個預算中。預算中還應(yīng)該包括一部分儲備金，以應(yīng)對計劃外的、不可預見的、可能發(fā)生的風險。因為盡管我們花了很大的力氣制定計劃，但仍有意外發(fā)生，最好保留一部分機動資金，寧可不用也不要在需要的時候沒有。

成本預算是將成本估算分配給單項工作任務(wù)，因此，制定項目進度和成本估算過程必須在成本預算過程之前完成。成本預算過程向各個項目活動分配成本估算，用來在以后的過程中衡量項目的變更情況，因此成本預算是衡量成本的基線。

（4）不可預計費用

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實施的不同項目情況，不可預計費用可以預算也可以不用預算。有這樣一種觀點：不可預計對項目來說不是件好事，它會使項目成本支出難以控制。考慮到對不可預計費用進行預算有利也有弊，比較穩(wěn)妥的做法是：項目組可以編列不可預料費用預算，但它不在正式審批的預算范圍內(nèi)，只有在允許的特定情形下，項目組方可使用。

綜上所述，我們看到IT項目的成本管理絕不僅僅是處理一堆數(shù)據(jù)，它貫穿于項目的始終，目的在于幫助項目經(jīng)理更好地發(fā)現(xiàn)項目存在的問題，經(jīng)驗告訴我們，有效地成本管理往往意味著項目成功了一半。

3、項目成本管理建議

ALM是面向軟件研發(fā)生命周期管理的工具，ALM支持以周、月為報工單位，以天為時間單位，以任務(wù)為報工主體進行工時報工，支持查看個人報工歷史，項目經(jīng)理審批報工申請，查看所審批的報工歷史等；支持以部門為單位統(tǒng)計部門工時，以資源為單位統(tǒng)計消耗，實現(xiàn)對項目進程的高度掌控。

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