PRINCE2描述了如何以一種邏輯性的、有組織的方法，按照明確的步驟對項目進(jìn)行管理。它不是一種工具也不是一種技巧，而是結(jié)構(gòu)化的項目管理流程。這也是為什么它容易被調(diào)整和升級，適用于所有類型的項目和情況。對那些希望展現(xiàn)自己項目管理技能的專家來說，他們可以選擇很多方式，但PRINCE2 Foundation 和 Practitioner 證書是被廣泛認(rèn)可的。自1996年以來，全球已有120，000 人參加了PRINCE2 考試，而在英國，它已成為組織、管理和控制所有類型項目的實際標(biāo)準(zhǔn)。
項目管理促進(jìn)了全球許多公共部門與私營企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動。 的項目管理意味著使用更少的資源在更短的時間內(nèi)達(dá)到一個成功的結(jié)果，經(jīng)過良好培訓(xùn)的項目經(jīng)理能夠幫助組織更加富有創(chuàng)新力，取得成功。PRINCE2在全球許多公共部門與私營企業(yè)中運用廣泛，它在交付項目時采用的基于過程的高效方法使其在全球28個贏得了廣泛的贊譽。
PRINCE 2為企業(yè)帶來許多益處，比如促進(jìn)產(chǎn)品交付，評估風(fēng)險和控制預(yù)算，而大的益處在于促進(jìn)員工合作。本案例的地方政府機構(gòu) ：英國南部漢普郡的Test Valley 自治市政務(wù)委員會 (市政會)，通過學(xué)習(xí)與執(zhí)行PRINCE2，經(jīng)歷了一系列的變更，日常工作方式有了重大改進(jìn)。其中根本顯著的變化是該機構(gòu)的各級工作人員具備了一種全新的激勵機制和執(zhí)行力，能夠齊心協(xié)力完成組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。
在2003年以前，市政會曾經(jīng)有一套項目管理方法，但只有極個別的情況才使用它，并且沒有一套通用的程序來衡量項目是否成功。 近對其綜合表現(xiàn)進(jìn)行評估之后，市政會開始質(zhì)疑其目標(biāo)與實際能力的匹配性。市政會需要重新設(shè)定它的目標(biāo)，評估完成該目標(biāo)需要的時間。
經(jīng)認(rèn)真研究，F(xiàn)GI 公司被選定為發(fā)展伙伴來幫助其完成這一過程。FGI 與Test Valley一起制定了員工發(fā)展規(guī)劃圖，采用階段性的方法，對員工進(jìn)行從簡單入門到正式的項目管理課程的培訓(xùn)。Chris Sellen，市政會的業(yè)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理，說，項目管理使組織“著眼未來”，因為它展示了組織一直以來一成未變的地方，從而確定必須在哪些方面具備足夠的耐心來建立新的組織文化。“項目管理使我們明確什么是合理的期望，”他說，“幫助我們更加現(xiàn)實地預(yù)期能夠達(dá)到的目標(biāo)， 這極大地激發(fā)了我們的熱情。”
在其ICT戰(zhàn)略指導(dǎo)下，市政會決定運用PRINCE2作為它的項目管理實踐方法。Brian Dawson，市政會的e-政府及信息經(jīng)理說，“對e-政府項目，我們想達(dá)到一種共識，即：在實踐中，項目的成功交付不僅僅是IT部門的職責(zé)—實際上它更是所有相關(guān)部門的分工合作。我們工作的共同目標(biāo)是：以客戶為主導(dǎo)”。
對這一主題思想的理解幫助大家了解了他們的職能和在幫助組織達(dá)到目標(biāo)時應(yīng)起的作用， Dawson說�，F(xiàn)在大家都使用相同的體系，因此具有較高的士氣。許多職員參加過培訓(xùn)和課堂模擬。“不能急于求成”，他說，“相反，我們從實際出發(fā)，采用新型的方式讓每個人了解自己的職能。我們現(xiàn)在能夠認(rèn)識到小小的失敗是 e-學(xué)習(xí)的一部分”。
Tony Borowiec，IT 項目支持官員，同意現(xiàn)在市政會正面臨著
空前的積極性。“大部分職員非常樂于使用以項目為導(dǎo)向的管理方法。他們明白市政會將采納項目管理方法對商業(yè)行為進(jìn)行項目控制，新的工具將幫助他們運用有限的資源達(dá)到期望的目標(biāo)”。
市政會進(jìn)行現(xiàn)代化改革的另一個主要目標(biāo)是提高服務(wù)效率。通過運用現(xiàn)代化技術(shù)如電子表格、自動化處理和文檔管理可以對目前的工作程序進(jìn)行重新設(shè)計和流程化管理。“通過流程化管理可以減少用于人工和日常工作的精力，從而增加有效處理客戶及其需求的時間，” Chris Sellen說。Barrett 非常同意這一點，“除了對組織文化的改變以及在工作實踐、技術(shù)和技巧上的改進(jìn)，現(xiàn)代化程度主要體現(xiàn)在學(xué)習(xí)的改良上，既考慮到本機構(gòu)職員和市政會成員的培訓(xùn)需求，更認(rèn)識到客戶和市民的學(xué)習(xí)需要。”
除了培訓(xùn)職員具備項目管理技巧，市政會努力幫助個人增強成功完成項目的軟性技能。通過在課堂上對職員進(jìn)行評估和重評估，F(xiàn)GI能夠監(jiān)督學(xué)員的知識、技能和工作態(tài)度的改進(jìn)過程，并在各個階段認(rèn)真引導(dǎo)他們完成目標(biāo)。
市政會還對參與項目管理的職員分派明確的角色。“有時候團(tuán)隊需要一名具備專業(yè)技能的項目經(jīng)理，” Barrett 說，“還有時候整個團(tuán)隊需要指導(dǎo)。” 這個角色落到了Borowiec--IT項目支持官員的頭上。他是采用該方法的初倡導(dǎo)者，能夠幫助人們正確地運用它。他與市政會的那些或懂或不懂IT知識的項目經(jīng)理們一起工作。他必須揭去許多PRINCE2表面上的神秘性，將其變成實用的工具。
“實行PRINCE2的主要好處之一是大家有了一種共同語言�，F(xiàn)在大家理解了PRINCE2術(shù)語，因此更加有自信和積極性”， Barrett說。這種結(jié)構(gòu)性的方法使項目經(jīng)理能夠承擔(dān)不同的角色，比如，由于具備豐富的項目交付經(jīng)驗，項目經(jīng)理可能被要求參與項目委員會的活動。
采用項目管理原理的另一個好處是市政會能夠與其他地方機構(gòu)建立密切的聯(lián)系—大的好處是可以信息、經(jīng)驗共享。鑒于市政會不僅僅是一個服務(wù)機構(gòu)，項目管理原理的采用還推動了與提供服務(wù)的合作伙伴之間的有效合作。與其他地方機構(gòu)和志愿方的有效合作、信息共享，形成了與相鄰地方機構(gòu)的服務(wù)共擔(dān)，從而改進(jìn)了對當(dāng)?shù)鼐用竦姆⻊?wù)。不用說，大家從Test Valley市政會可以享受到更愉快的服務(wù)。
Richard Pharro，英國APMG公司--PRINCE2考試認(rèn)證機構(gòu)的執(zhí)行總裁評論說，“這是一個運用項目管理實現(xiàn)個人和組織變化的極好案例。Test Valley市政會的實踐充分展示了一個機構(gòu)在完成主要目標(biāo)或為適應(yīng)未來的挑戰(zhàn)而轉(zhuǎn)型時完全采用以項目為導(dǎo)向的管理所帶來的巨大收益。”
【作者簡介】
Richard Pharro先生，英國APMG公司執(zhí)行總裁，構(gòu)思創(chuàng)建了英國商務(wù)部（OGC）PRINCE2的資格認(rèn)證體系。從1996年開始，APMG與OGC合作發(fā)展推廣PRINCE2， MSP 和 M_o_R。他還與皇家特許管理協(xié)會（CMI）一道開發(fā)了項目群和項目管理文憑證書（DPPM），于2004年開始推廣。從2006年7月起開始與OGC合作推廣ITIL（IT基礎(chǔ)架構(gòu)庫）。他的著作 The Relationship Manager – The Next Generation of Project Management于2003年1月由Gower出版社出版。中文版《項目經(jīng)理如何如魚得水—項目關(guān)系管理》由清華大學(xué)出版社出版。
