PRINCE2描述了如何以一種邏輯性的、有組織的方法，按照明確的步驟對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。它不是一種工具也不是一種技巧，而是結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理流程。這也是為什么它容易被調(diào)整和升級(jí)，適用于所有類型的項(xiàng)目和情況。對(duì)那些希望展現(xiàn)自己項(xiàng)目管理技能的專家來說，他們可以選擇很多方式，但PRINCE2 Foundation 和 Practitioner 證書是被廣泛認(rèn)可的。自1996年以來，全球已有120，000 人參加了PRINCE2 考試，而在英國，它已成為組織、管理和控制所有類型項(xiàng)目的實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)。
項(xiàng)目管理促進(jìn)了全球許多公共部門與私營(yíng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。 的項(xiàng)目管理意味著使用更少的資源在更短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到一個(gè)成功的結(jié)果，經(jīng)過良好培訓(xùn)的項(xiàng)目經(jīng)理能夠幫助組織更加富有創(chuàng)新力，取得成功。PRINCE2在全球許多公共部門與私營(yíng)企業(yè)中運(yùn)用廣泛，它在交付項(xiàng)目時(shí)采用的基于過程的高效方法使其在全球28個(gè)贏得了廣泛的贊譽(yù)。
PRINCE 2為企業(yè)帶來許多益處，比如促進(jìn)產(chǎn)品交付，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)和控制預(yù)算，而大的益處在于促進(jìn)員工合作。本案例的地方政府機(jī)構(gòu) ：英國南部漢普郡的Test Valley 自治市政務(wù)委員會(huì) (市政會(huì))，通過學(xué)習(xí)與執(zhí)行PRINCE2，經(jīng)歷了一系列的變更，日常工作方式有了重大改進(jìn)。其中根本顯著的變化是該機(jī)構(gòu)的各級(jí)工作人員具備了一種全新的激勵(lì)機(jī)制和執(zhí)行力，能夠齊心協(xié)力完成組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。
在2003年以前，市政會(huì)曾經(jīng)有一套項(xiàng)目管理方法，但只有極個(gè)別的情況才使用它，并且沒有一套通用的程序來衡量項(xiàng)目是否成功。 近對(duì)其綜合表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估之后，市政會(huì)開始質(zhì)疑其目標(biāo)與實(shí)際能力的匹配性。市政會(huì)需要重新設(shè)定它的目標(biāo)，評(píng)估完成該目標(biāo)需要的時(shí)間。
經(jīng)認(rèn)真研究，F(xiàn)GI 公司被選定為發(fā)展伙伴來幫助其完成這一過程。FGI 與Test Valley一起制定了員工發(fā)展規(guī)劃圖，采用階段性的方法，對(duì)員工進(jìn)行從簡(jiǎn)單入門到正式的項(xiàng)目管理課程的培訓(xùn)。Chris Sellen，市政會(huì)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理，說，項(xiàng)目管理使組織“著眼未來”，因?yàn)樗故玖私M織一直以來一成未變的地方，從而確定必須在哪些方面具備足夠的耐心來建立新的組織文化。“項(xiàng)目管理使我們明確什么是合理的期望，”他說，“幫助我們更加現(xiàn)實(shí)地預(yù)期能夠達(dá)到的目標(biāo)， 這極大地激發(fā)了我們的熱情。”
在其ICT戰(zhàn)略指導(dǎo)下，市政會(huì)決定運(yùn)用PRINCE2作為它的項(xiàng)目管理實(shí)踐方法。Brian Dawson，市政會(huì)的e-政府及信息經(jīng)理說，“對(duì)e-政府項(xiàng)目，我們想達(dá)到一種共識(shí)，即：在實(shí)踐中，項(xiàng)目的成功交付不僅僅是IT部門的職責(zé)—實(shí)際上它更是所有相關(guān)部門的分工合作。我們工作的共同目標(biāo)是：以客戶為主導(dǎo)”。
對(duì)這一主題思想的理解幫助大家了解了他們的職能和在幫助組織達(dá)到目標(biāo)時(shí)應(yīng)起的作用， Dawson說。現(xiàn)在大家都使用相同的體系，因此具有較高的士氣。許多職員參加過培訓(xùn)和課堂模擬。“不能急于求成”，他說，“相反，我們從實(shí)際出發(fā)，采用新型的方式讓每個(gè)人了解自己的職能。我們現(xiàn)在能夠認(rèn)識(shí)到小小的失敗是 e-學(xué)習(xí)的一部分”。
Tony Borowiec，IT 項(xiàng)目支持官員，同意現(xiàn)在市政會(huì)正面臨著
空前的積極性。“大部分職員非常樂于使用以項(xiàng)目為導(dǎo)向的管理方法。他們明白市政會(huì)將采納項(xiàng)目管理方法對(duì)商業(yè)行為進(jìn)行項(xiàng)目控制，新的工具將幫助他們運(yùn)用有限的資源達(dá)到期望的目標(biāo)”。
市政會(huì)進(jìn)行現(xiàn)代化改革的另一個(gè)主要目標(biāo)是提高服務(wù)效率。通過運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)如電子表格、自動(dòng)化處理和文檔管理可以對(duì)目前的工作程序進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和流程化管理。“通過流程化管理可以減少用于人工和日常工作的精力，從而增加有效處理客戶及其需求的時(shí)間，” Chris Sellen說。Barrett 非常同意這一點(diǎn)，“除了對(duì)組織文化的改變以及在工作實(shí)踐、技術(shù)和技巧上的改進(jìn)，現(xiàn)代化程度主要體現(xiàn)在學(xué)習(xí)的改良上，既考慮到本機(jī)構(gòu)職員和市政會(huì)成員的培訓(xùn)需求，更認(rèn)識(shí)到客戶和市民的學(xué)習(xí)需要。”
除了培訓(xùn)職員具備項(xiàng)目管理技巧，市政會(huì)努力幫助個(gè)人增強(qiáng)成功完成項(xiàng)目的軟性技能。通過在課堂上對(duì)職員進(jìn)行評(píng)估和重評(píng)估，F(xiàn)GI能夠監(jiān)督學(xué)員的知識(shí)、技能和工作態(tài)度的改進(jìn)過程，并在各個(gè)階段認(rèn)真引導(dǎo)他們完成目標(biāo)。
市政會(huì)還對(duì)參與項(xiàng)目管理的職員分派明確的角色。“有時(shí)候團(tuán)隊(duì)需要一名具備專業(yè)技能的項(xiàng)目經(jīng)理，” Barrett 說，“還有時(shí)候整個(gè)團(tuán)隊(duì)需要指導(dǎo)。” 這個(gè)角色落到了Borowiec--IT項(xiàng)目支持官員的頭上。他是采用該方法的初倡導(dǎo)者，能夠幫助人們正確地運(yùn)用它。他與市政會(huì)的那些或懂或不懂IT知識(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理們一起工作。他必須揭去許多PRINCE2表面上的神秘性，將其變成實(shí)用的工具。
“實(shí)行PRINCE2的主要好處之一是大家有了一種共同語言。現(xiàn)在大家理解了PRINCE2術(shù)語，因此更加有自信和積極性”， Barrett說。這種結(jié)構(gòu)性的方法使項(xiàng)目經(jīng)理能夠承擔(dān)不同的角色，比如，由于具備豐富的項(xiàng)目交付經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目經(jīng)理可能被要求參與項(xiàng)目委員會(huì)的活動(dòng)。
采用項(xiàng)目管理原理的另一個(gè)好處是市政會(huì)能夠與其他地方機(jī)構(gòu)建立密切的聯(lián)系—大的好處是可以信息、經(jīng)驗(yàn)共享。鑒于市政會(huì)不僅僅是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目管理原理的采用還推動(dòng)了與提供服務(wù)的合作伙伴之間的有效合作。與其他地方機(jī)構(gòu)和志愿方的有效合作、信息共享，形成了與相鄰地方機(jī)構(gòu)的服務(wù)共擔(dān)，從而改進(jìn)了對(duì)當(dāng)?shù)鼐用竦姆⻊?wù)。不用說，大家從Test Valley市政會(huì)可以享受到更愉快的服務(wù)。
Richard Pharro，英國APMG公司--PRINCE2考試認(rèn)證機(jī)構(gòu)的執(zhí)行總裁評(píng)論說，“這是一個(gè)運(yùn)用項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)個(gè)人和組織變化的極好案例。Test Valley市政會(huì)的實(shí)踐充分展示了一個(gè)機(jī)構(gòu)在完成主要目標(biāo)或?yàn)檫m應(yīng)未來的挑戰(zhàn)而轉(zhuǎn)型時(shí)完全采用以項(xiàng)目為導(dǎo)向的管理所帶來的巨大收益。”
【作者簡(jiǎn)介】
Richard Pharro先生，英國APMG公司執(zhí)行總裁，構(gòu)思創(chuàng)建了英國商務(wù)部（OGC）PRINCE2的資格認(rèn)證體系。從1996年開始，APMG與OGC合作發(fā)展推廣PRINCE2， MSP 和 M_o_R。他還與皇家特許管理協(xié)會(huì)（CMI）一道開發(fā)了項(xiàng)目群和項(xiàng)目管理文憑證書（DPPM），于2004年開始推廣。從2006年7月起開始與OGC合作推廣ITIL（IT基礎(chǔ)架構(gòu)庫）。他的著作 The Relationship Manager – The Next Generation of Project Management于2003年1月由Gower出版社出版。中文版《項(xiàng)目經(jīng)理如何如魚得水—項(xiàng)目關(guān)系管理》由清華大學(xué)出版社出版。
