公司規(guī)模越來越大，從初的一個(gè)人擔(dān)當(dāng)技術(shù)支持，也逐漸發(fā)展到五個(gè)人了，IT部門也順理成章的被獨(dú)立出來。小章因?yàn)榧夹g(shù)出色，辦事又有條理，便被任命為IT主管。小章上任后，總經(jīng)理下放的第一件任務(wù)便是企業(yè)信息化進(jìn)程要排上議事日程，為了讓公司內(nèi)部的工作更加的條理化，在管理上更上一個(gè)臺(tái)階，上ERP被排在了第一件。
在經(jīng)歷選型、實(shí)施、驗(yàn)收之后，小章松了口氣，以為非常圓滿的完成了上任后第一件漂亮的工作。但事實(shí)卻恰恰相反，內(nèi)部的一些辦事流程依然是老樣子，一些比小章資格要老的員工更是我行我素。ERP只是成了服務(wù)器以及各個(gè)客戶端電腦中的一個(gè)擺設(shè)。項(xiàng)目的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告也簽了，和ERP廠商雙方都蓋了章了，按理說應(yīng)該項(xiàng)目很圓滿才對(duì)，為什么造成了這樣的局面呢？這里且不說在實(shí)施上出了什么問題，后的驗(yàn)收工作很明顯也沒有做到位，沒有給自己一個(gè)明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，自然實(shí)施結(jié)束后沒有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參照，結(jié)果是軟件安裝完了，可以成功運(yùn)行，算是合格驗(yàn)收了。
項(xiàng)目驗(yàn)收是企業(yè)內(nèi)部的事。在驗(yàn)收過程中，項(xiàng)目算是成功上線，和軟件提供商簽訂驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之前，要進(jìn)行很好的評(píng)估，嚴(yán)格參照曾建立好的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，也是說項(xiàng)目驗(yàn)收，要給自己一桿標(biāo)尺，有了標(biāo)尺的參照，驗(yàn)收工作自然更加完美。
一、項(xiàng)目該何時(shí)驗(yàn)收
因?yàn)镋RP針對(duì)企業(yè)來說是一項(xiàng)非常大的項(xiàng)目，所以基本上很少企業(yè)內(nèi)部能在ERP項(xiàng)目的各個(gè)流程上有十足的經(jīng)驗(yàn)，因此制定一個(gè)驗(yàn)收的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)也很重要。
通常情況下，如果只是購買軟件廠商的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，項(xiàng)目實(shí)施顧問都會(huì)制定一個(gè)實(shí)施時(shí)間表，其中包括服務(wù)器端以及客戶端軟件安裝的時(shí)間計(jì)劃等。等軟件安裝工作完成后，一般運(yùn)行一、兩個(gè)星期后有些實(shí)施顧問便會(huì)要求項(xiàng)目驗(yàn)收，如果這時(shí)驗(yàn)收的話，是肯定看不到項(xiàng)目效果的，即使覺得項(xiàng)目驗(yàn)收不合格，往往也說不出所以然，在這種朦朧的狀態(tài)簽訂了報(bào)告后，便預(yù)示著項(xiàng)目結(jié)束，后續(xù)的便剩下服務(wù)的商談，而實(shí)際的驗(yàn)收效果則看不到。
從筆者所經(jīng)歷過的經(jīng)驗(yàn)來看，ERP系統(tǒng)至少需要運(yùn)行一個(gè)月后才可以驗(yàn)收，畢竟一個(gè)月才能是一個(gè)小的系統(tǒng)周期，如果小的周期都沒有跑順，更別說一年這樣的大周期了。另外根據(jù)模塊的多少，系統(tǒng)涉及部門人員的多少，在驗(yàn)收時(shí)間上還需要更多考量，如果能做到系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行兩個(gè)月，財(cái)務(wù)模塊報(bào)表無差錯(cuò)，再做驗(yàn)收則更好。
另外對(duì)于有二次開發(fā)模塊的項(xiàng)目驗(yàn)收，一定要將標(biāo)準(zhǔn)模塊與二次開發(fā)項(xiàng)目的驗(yàn)收進(jìn)行分開。因?yàn)槎伍_發(fā)的為全新的模塊，同普通軟件一樣，也應(yīng)有個(gè)“公測(cè)”除Bug階段，應(yīng)該在平穩(wěn)運(yùn)行三至四個(gè)月后再做驗(yàn)收，這樣保證了有足夠的時(shí)間去讓系統(tǒng)經(jīng)歷盡可能多的情況，也便于讓用戶找出盡可能多的Bug。
這里至所以強(qiáng)調(diào)一個(gè)驗(yàn)收的時(shí)間，因?yàn)榇蟛糠智闆r下，系統(tǒng)驗(yàn)收結(jié)束后，軟件廠商都是按驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽訂的時(shí)間來提供一年的技術(shù)支持，一年時(shí)間一過便需要付費(fèi)進(jìn)行技術(shù)支持了。讓系統(tǒng)試運(yùn)行時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)，也是從另一方面為我們爭(zhēng)取免費(fèi)技術(shù)支持的時(shí)間。
二、項(xiàng)目該驗(yàn)收什么
既然ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收不是服務(wù)器端、客戶端安裝結(jié)束完事，那整個(gè)ERP項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容應(yīng)該是哪些呢？有著怎樣的標(biāo)準(zhǔn)呢？這些“標(biāo)尺”都嚴(yán)重影響我們的項(xiàng)目是“真”成功還是“假”成功，所以這里的標(biāo)尺很重要。
1.項(xiàng)目文檔
任何企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施都不會(huì)一帆風(fēng)順，每次遇到問題實(shí)施顧問都會(huì)備案，并采取相應(yīng)的措施或提供相應(yīng)的解決方案，以及本企業(yè)內(nèi)部各部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中的配合程度，提供的相關(guān)支持等。特別是在項(xiàng)目實(shí)施過程中，舉行的項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議，會(huì)議記錄也很重要，因?yàn)闀?huì)議記錄往往包含著實(shí)施顧問對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的指導(dǎo)性建議以及本企業(yè)內(nèi)部在實(shí)施過程中所遇到的問題，問題的解決進(jìn)度。等等這些實(shí)施顧問一般都會(huì)整理成文檔，而這些文檔對(duì)于我們企業(yè)自身來說也是相當(dāng)寶貴的，小點(diǎn)說，可以從這些文檔中管窺整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程，大點(diǎn)說，可以為企業(yè)后續(xù)的信息化進(jìn)程提供更多的參照，避免犯重復(fù)的錯(cuò)誤，少走彎路。
2.執(zhí)行情況
執(zhí)行情況相對(duì)來說是一個(gè)無形的東西，很多企業(yè)上ERP到后，變成了財(cái)務(wù)部門信息化，其他部門的系統(tǒng)都成了一個(gè)花架子。之所以出現(xiàn)這樣的情況是因?yàn)樨?cái)務(wù)的報(bào)表相對(duì)來說比較容易突現(xiàn)出其工作情況，其他部門可能仍舊采用老舊的辦公方式。這里驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行情況的標(biāo)準(zhǔn)也可以說是在驗(yàn)收企業(yè)內(nèi)部管理水平的提升，因?yàn)樾畔⒒旧淼闹匾饬x在于通過軟件的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的作業(yè)流程，一方面提高作業(yè)效率，另一方面提升企業(yè)員工的總體管理水平。
當(dāng)然這里企業(yè)高的重視也是很重要的一方面，比如在實(shí)施階段切實(shí)強(qiáng)調(diào)所有業(yè)務(wù)必須從系統(tǒng)走，傳統(tǒng)的手工形式不承認(rèn)，時(shí)間久了，大家習(xí)慣了，規(guī)范也養(yǎng)成了。所以各個(gè)部門是不是真的用上了ERP，發(fā)揮了ERP的作用，也是我們考量的目的，而不僅僅是程序菜單中多了一項(xiàng)而已。
3.二次開發(fā)項(xiàng)目的附屬物
同標(biāo)準(zhǔn)版程序不一樣的是，二次開發(fā)項(xiàng)目的后續(xù)維護(hù)會(huì)更麻煩，特別是軟件提供商那邊發(fā)生人事變動(dòng)后，經(jīng)過幾年，當(dāng)時(shí)的開發(fā)人員離職后，程序再有什么問題，解決起來估計(jì)非常麻煩了，所以在二次開發(fā)項(xiàng)目的驗(yàn)收上得更加注意。
除了前面第一點(diǎn)提的基本的項(xiàng)目文檔外，一定要讓軟件提供商提供項(xiàng)目開發(fā)的整個(gè)框架、軟件架構(gòu)模型，其中也包括數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，特別是核心配置表間的一些關(guān)系以及源代碼。當(dāng)然這里提的這些東西可能都需要在簽訂合同之前商談的，如果前面沒有談到這個(gè)問題，在驗(yàn)收時(shí)強(qiáng)調(diào)一下也未嘗不可，本著互惠互利的精神，軟件提供商都愿意配合的。并且這些相關(guān)資料要保存好，以便在后續(xù)使用過程中出現(xiàn)問題時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的IT部門員工可以從這些文檔中尋找相關(guān)信息，對(duì)解決問題有很大作用。
4.系統(tǒng)性能
這里的系統(tǒng)性能一般是針對(duì)二次開發(fā)項(xiàng)目的一個(gè)驗(yàn)收項(xiàng)目，因?yàn)閷?duì)于系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)版本來說，一般軟件廠商都經(jīng)過了很嚴(yán)格的測(cè)試，并且經(jīng)過絕大多數(shù)客戶的驗(yàn)證，在系統(tǒng)性能方面一般不會(huì)有太大的問題，否則軟件廠商的項(xiàng)目肯定也開展不起來。
二次開發(fā)的項(xiàng)目無論是對(duì)軟件廠商還是對(duì)企業(yè)內(nèi)部來說，都是一個(gè)全新的軟件，既然是新的軟件，Bug在所難免，但一些基本的性能要滿足要求，比如在多用戶并發(fā)操作，以及大批量數(shù)據(jù)運(yùn)行的過程中，系統(tǒng)是否有嚴(yán)重的性能瓶頸，這些需要通過和一線的系統(tǒng)操作員工進(jìn)行溝通，進(jìn)而了解系統(tǒng)的性能方面的問題。
三、小結(jié)
項(xiàng)目驗(yàn)收是看似簡(jiǎn)單，但操作復(fù)雜的工作，因?yàn)轫?xiàng)目驗(yàn)收無固定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在驗(yàn)收的過程中，項(xiàng)目文檔的驗(yàn)收往往也是一個(gè)難點(diǎn)，一方面因?yàn)橄到y(tǒng)本身的功能、性能等方面導(dǎo)致容易弱化這方面的重要性。另外是項(xiàng)目文檔也沒有一個(gè)統(tǒng)一的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，如果要求不嚴(yán)，很容易被“蒙混”過關(guān)。
ERP往往都是企業(yè)信息化中的“領(lǐng)頭羊”，ERP系統(tǒng)上好了，運(yùn)行流暢了，為企業(yè)的全面信息化工作可以起到推波助瀾的作用，ERP失敗了，將會(huì)讓企業(yè)落入信息化太難或者不好的怪圈，并終影響企業(yè)的管理水平。因此在項(xiàng)目驗(yàn)收的過程中，一方面是驗(yàn)收ERP的功能、性能、系統(tǒng)動(dòng)作情況，另一方面是驗(yàn)收項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)的信息化工作打下基礎(chǔ)。
